Paragony do Excel - najlepszy sposób na konwersję
Michał Rączy
Ręczne wprowadzanie danych z paragonów nie jest tylko nużące, to przepis na błędy. Pojedyncza pomyłka w kwocie może prowadzić do problemów podczas kontroli podatkowej. Ale co byś powiedział na możliwość przekształcenia całego zbioru paragonów, gotowy do rozliczeń podatkowych plik Excel w krótszym czasie niż robienie kawy?
Dobre wieści: możesz. Rozwiązaniem jest skanowanie paragonów do Excela za pomocą OCR ze wsparciem sztucznej inteligencji.
Nie potrzebujesz drogiego skanera - Twój telefon wystarczy
Nie potrzebujesz drogiego skanera do cyfryzacji paragonów. Aparat w smartfonie jest wystarczająco dobry, aby tworzyć czyste, czytelne obrazy, które nowoczesne oprogramowanie do OCR paragonów może idealnie odczytać. Nasze oprogramowanie do skanowania paragonów sprawia, że ten proces jest bezproblemowy.
Aby uzyskać najlepsze wyniki, postępuj zgodnie z prostymi wskazówkami:
- Znajdź dobre światło: Umieść paragon w pobliżu okna lub pod jasnym światłem, aby uniknąć cieni.
- Użyj płaskiej powierzchni: Połóż paragon na ciemnym, kontrastowym tle, takim jak biurko lub stół.
- Trzymaj telefon stabilnie: Trzymaj telefon bezpośrednio nad paragonem i dotknij ekranu, aby ustawić ostrość przed zrobieniem zdjęcia.
To wszystko. W kilka minut możesz zarejestrować cały zestaw paragonów, zamieniając ten bałagan w jeden plik Excel.
Jak skanować paragony do Excela: 3-stopniowa metoda automatyczna
Zapomnij o złożonym oprogramowaniu. Celem jest jak najszybsze przejście od papieru do arkusza kalkulacyjnego. Oto jak to robisz za pomocą narzędzia stworzonego z myślą o szybkości i prostocie, takiego jak Suparse.
Krok 1: Prześlij cały zestaw paragonów naraz
Zamiast przetwarzać paragony pojedynczo, możesz poradzić sobie z całym zbiorem za jednym razem. Po zrobieniu zdjęć paragonów i zapisaniu ich w folderze na komputerze lub telefonie, możesz przesłać je wszystkie jednocześnie. Po prostu przeciągnij cały folder z obrazami paragonów i upuść go w aplikacji internetowej.
Krok 2: Pozwól AI wykonać ciężką pracę
Po przesłaniu plików sztuczna inteligencja Suparse zaczyna pracę. Analizuje każdy obraz, identyfikuje go jako paragon i inteligentnie wyodrębnia kluczowe informacje bez konieczności tworzenia osobnych szablonów. Jeżeli potrzebujesz zmienić zakres pozyskiwanych danych - możesz wygodnie zmienić istniejący szablon.
W kilka sekund dostaniesz między innymi:
- Nazwę sprzedawcy
- Datę transakcji
- Wszystkie pozycje na paragonie
- Kwotę częściową
- Kwotę podatku
- Kwotę końcową
System automatycznie rozumie różne układy, waluty i formaty dat, organizując wszystko w tle.
Krok 3: Pobierz swój gotowy arkusz kalkulacyjny
Po kilku chwilach praca jest zakończona. Jednym kliknięciem możesz pobrać sformatowany plik Excel (.xlsx) lub CSV zawierający wszystkie dane z każdego przesłanego paragonu.
Każdy paragon staje się schludnym wierszem w arkuszu kalkulacyjnym, a sprzedawca, data i kwoty są sortowane w czystych kolumnach. Twoje pudełko chaosu jest teraz ustrukturyzowanym, użytecznym i gotowym do rozliczeń podatkowych dokumentem cyfrowym.
Rewolucja dla właścicieli małych firm i freelancerów
Ten prosty, trzystopniowy proces to coś więcej niż wygoda; fundamentalnie zmienia sposób, w jaki radzisz sobie z finansami.
- Niezwykła prostota: To najłatwiejszy sposób na usprawnienie księgowania.
- Sezon podatkowy w trybie łatwym: Wyobraź sobie przekazanie księgowemu jednego, idealnie zorganizowanego arkusza kalkulacyjnego zamiast torby papierów.
Ścieżka od zestawu paragonów arkusza kalkulacyjnego jest szybsza i łatwiejsza, niż myślisz. Przekształć to paragony w użyteczne dane już dziś. Aby uzyskać więcej informacji o automatyzacji dokumentów finansowych, zobacz również nasz przewodnik dotyczący automatycznego wprowadzania danych z faktur.
Odczytaj wszystkie dane z paragonów w Excel
Przeciągnij i upuść skany oraz zdjęcia paragonów, a w kilka minut otrzymasz sformatowany plik Excel ze szczegółami. Pierwszych 50 paragonów przetwarzasz za darmo.
Konwertuj moje paragony za darmoCzęsto zadawane pytania dotyczące skanowania paragonów
Jak przekonwertować wiele paragonów naraz?
Najbardziej efektywną metodą jest użycie narzędzia z funkcją zbiorczego skanowania paragonów. Dzięki Suparse możesz zrobić zdjęcia wszystkich paragonów, umieścić je w jednym folderze i przesłać cały folder naraz w celu automatycznego przetworzenia.
Czy mogę przekonwertować paragon w formacie JPG lub PNG do Excela?
Oczywiście. Nowoczesne narzędzia OCR do paragonów, takie jak Suparse, są stworzone do pracy z popularnymi formatami obrazów, takich jak JPG i PNG, które są standardem dla aparatów telefonicznych. Nie musisz wcześniej konwertować ich do PDF.
Jak OCR paragonów radzi sobie z pomiętymi lub wyblakłymi paragonami?
Zaawansowane OCR oparte na sztucznej inteligencji jest wytrenowane na milionach dokumentów, w tym tych niedoskonałych. Chociaż wyraźne zdjęcie jest zawsze najlepsze, nasza technologia często potrafi odczytać dane z pomiętych, zagniecionych, a nawet częściowo wyblakłych paragonów.
Co z bardzo długimi paragonami 'kasowymi' ze sklepów spożywczych?
Masz dwie proste opcje: złożyć paragon, aby ująć najważniejsze części (sprzedawca, data, suma) na jednym zdjęciu, lub zrobić czyste i wyraźne zdjęcie całości. Do większości celów ewidencji wydatków to wszystkie dane, których potrzebujesz.
Czy oprogramowanie potrafi odczytać odręczne napiwki na paragonie restauracyjnym?
OCR Suparse potrafi wyodrębnić tekst odręczny, ale jego dokładność jest najwyższa w przypadku znaków drukowanych. W przypadku kluczowych odręcznych liczb, takich jak napiwek, nasze narzędzie wyodrębnia drukowaną kwotę częściową, podatek i sumę, co pozwala łatwo zweryfikować kwotę końcową w arkuszu kalkulacyjnym.
Jaki jest najlepszy sposób na organizowanie paragonów na potrzeby podatkowe?
Najlepsza strategia to organizowanie paragonów na czas rozliczeń podatkowych poprzez ich cyfryzację w momencie otrzymania. Używając narzędzia do skanowania paragonów do Excela, tworzysz cyfrowy dziennik, który można przeszukiwać i sortować. Pozwala to Tobie lub Twojemu księgowemu łatwo filtrować, kategoryzować i sumować wydatki, co znacznie ułatwia składanie zeznania podatkowego.
Czy to różni się od aplikacji do zarządzania wydatkami?
Tak. Suparse to czyste narzędzie do ekstrakcji danych. Skupiamy się na byciu najszybszym mostem między dokumentami papierowymi a czystym arkuszem kalkulacyjnym. Złożone aplikacje do zarządzania wydatkami są stworzone do tworzenia raportów, ustalania polityk wydatkowych i zarządzania refundacjami pracowników. Jeśli potrzebujesz tylko cyfryzacji paragonów do danych, Suparse jest prostszym i szybszym rozwiązaniem.
Czy muszę tworzyć szablony dla każdego typu paragonu?
Nie. Suparse używa AI bez szablonów. Nasz system rozumie kontekst paragonu - wie, jak wyglądają suma, data i nazwa sprzedawcy, niezależnie od układu sklepu. Możesz przesyłać paragony od setek różnych sprzedawców bez żadnej ręcznej konfiguracji.
Michał Rączy
Michał jest założycielem Suparse.com. Posiada ponad 15-letnie doświadczenie w realizacji projektów z zakresu analizy danych, automatyzacji i przetwarzania dokumentów. Michał rozwiązuje trudne problemy z zakresu automatyzacji i wdrażania AI zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, w szczególności w obszarze przetwarzania dokumentów. Napisz do mnie na michal@suparse.com.