Prowadź rejestr faktur z sumami i szczegółami pozycji
Prowadź aktualny rejestr dostawców bez ręcznego przepisywania każdej faktury do arkusza. Suparse odczytuje potrzebne pola faktur i ich pozycje, a następnie automatycznie przesyła je do Google Sheets. Wyszukuj dostawców, numery faktur i terminy płatności, a gdy suma wymaga wyjaśnienia, sprawdzaj poszczególne opłaty. Możesz zdecydować, czy nowe wyniki mają trafiać do arkusza po ekstrakcji, walidacji czy weryfikacji przez członka zespołu.
- Odczytuj pola faktur i szczegóły pozycji
- Automatycznie aktualizuj rejestr
- Sprawdzaj wyniki przed wysłaniem do arkusza
Placeholder interfejsu produktu / wideo
Wykorzystaj w rejestrze faktur więcej niż same sumy
Miej pod ręką rejestr dostawców i szczegóły faktur
Faktura od Northwind Office Supplies opiewa na 325,00: 125,00 za papier i 200,00 za teczki. Osobne karty dokumentów i pozycji pozwalają śledzić sumę faktury i analizować składające się na nią opłaty.
| Widok w rejestrze | Co zawiera | Dane faktury |
|---|---|---|
Suparse Documents | Jeden wiersz na fakturę z wybranymi polami dokumentu | Northwind Office Supplies · INV-2041 · suma 325,00 |
Suparse Items | Jeden wiersz na odczytaną pozycję, powiązany z dokumentem przez jego referencję | Papier · ilość 5 · 125,00; Teczki · ilość 10 · 200,00 |
Korzystaj z wierszy dokumentów, by śledzić sumy faktur i terminy płatności, a z wierszy pozycji — by porównywać poszczególne opłaty. Możesz też wybrać układ łączony, który umieszcza dane faktury obok każdej pozycji. W takim układzie wartości ogólne, na przykład suma faktury, powtarzają się w każdym wierszu pozycji. Do analizy pozycji używaj kwot z poszczególnych wierszy, a sumy faktur obliczaj na podstawie jednego wiersza na fakturę.
Więcej o arkuszu z danymi pozycji przeczytasz w artykule jak konwertować faktury PDF do Excela z pozycjami.
Dopasuj rejestr do pracy zespołu finansowego
Wybierz potrzebne informacje, zbierz faktury w jednym miejscu i zdecyduj, kiedy wyniki będą gotowe do udostępnienia.
Zapisuj dane potrzebne zespołowi
- Zachowaj kontekst faktury: Odczytuj dane dostawcy, numer i datę faktury, termin płatności, walutę, sumę netto, podatek i sumę końcową — zgodnie z potrzebami zespołu.
- Zachowaj szczegóły pozycji: Dodaj powtarzające się pola na opisy, ilości, ceny jednostkowe i kwoty pozycji.
- Dopasuj pola do swoich faktur: Zacznij od współdzielonego typu Invoice w Suparse lub zdefiniuj własne pola faktury do wielokrotnego użytku. Zobacz konwerter OCR faktur.
Zbieraj nowe i wcześniejsze faktury
- Obsługuj faktury z e-maili: Odczytuj dokumenty dostawców ze skrzynki odbiorczej, zachowując nadawcę i temat wiadomości na potrzeby dalszej obsługi. Zobacz parser faktur z e-maili.
- Uwzględniaj przesłane i przekazywane z aplikacji pliki PDF: Stosuj te same pola faktury do wszystkich źródeł objętych rejestrem. Zobacz PDF do Google Sheets.
- Dodaj wcześniejsze dokumenty: Dołącz kwalifikujące się faktury już przetworzone w Suparse bez ponownej ekstrakcji i zużywania kolejnych kredytów.
Udostępniaj wyniki, gdy zespół jest gotowy
- Po ekstrakcji: Dodawaj nowe wyniki po zakończeniu przetwarzania, jeśli zespół potrzebuje bieżącego podglądu nadchodzących faktur.
- Po walidacji: Poczekaj, aż wyniki przejdą kontrole skonfigurowane dla danego typu faktury. Informacje o czasie przekazywania i układzie znajdziesz na stronie automatycznego eksportu do Google Sheets.
- Po weryfikacji przez członka zespołu: Sprawdź i popraw pola faktury oraz jej pozycje, zanim sfinalizujesz wynik do przekazania. Szerszy proces przyjmowania i weryfikacji dokumentów opisuje automatyzacja zobowiązań wobec dostawców.
Pytania o dane faktur w Google Sheets
Czy Suparse może wysyłać dane faktur do arkusza, którego już używamy?
Automatyczne przekazywanie tworzy nowy arkusz kalkulacyjny na Dysku Google połączonego konta. Przed utworzeniem rejestru faktur możesz sprawdzić podgląd kolumn i układu; podczas konfiguracji nie można wybrać istniejącego arkusza ani folderu na Dysku.
Czy pola faktur i ich pozycje mogą trafić do osobnych kart?
Tak. W osobnych kartach dokumentów i pozycji każda faktura zajmuje jeden wiersz, a jej pozycje są widoczne szczegółowo. Możesz też wybrać połączoną kartę danych, w której pola faktury znajdują się obok każdej pozycji. W tym układzie sumy faktur powtarzają się w wierszach pozycji, dlatego do analizy pozycji używaj kwot poszczególnych wierszy zamiast sumować powielone sumy faktur.
Czy mogę dodać faktury, które są już w Suparse?
Tak. Dodaj kwalifikujące się zapisane wyniki bez ponownej ekstrakcji i zużywania kolejnych kredytów. Wybierz zakres dat otrzymania, aby dodać do rejestru wcześniejsze dokumenty. Ta funkcja obejmuje faktury już przetworzone w Suparse, a nie import starych wiadomości ze skrzynki pocztowej. Dostępne opcje opisuje przewodnik po automatycznym przekazywaniu do Sheets.
Czy możemy sprawdzić faktury, zanim pojawią się w rejestrze?
Tak. Ustaw przekazywanie po ręcznej weryfikacji i sfinalizowaniu wyniku przez członka zespołu, aby najpierw mógł on sprawdzić i poprawić odczytane pola oraz pozycje. Możesz też przekazywać wyniki po pomyślnej walidacji skonfigurowanych reguł albo po zakończeniu ekstrakcji, gdy mają trafiać do arkusza od razu po przetworzeniu.
Czy ta sama faktura może zostać dodana dwa razy?
Suparse pomija rekordy dokumentów już przekazane do tego samego miejsca docelowego. Ponowne przesłanie tej samej faktury od dostawcy może utworzyć nowy rekord, dlatego przed obliczaniem sum dla dostawców warto sprawdzić, czy faktury nie zostały przesłane ponownie.
Czy Suparse zatwierdza faktury lub realizuje płatności?
Nie. Suparse odczytuje dane faktur, sprawdza reguły zdefiniowane przez zespół i umożliwia ręczną weryfikację wyników. Decyzje biznesowe i płatności pozostają częścią procesu finansowego firmy.
Ułatw utrzymanie rejestru faktur
Załóż konto Suparse, wybierz pola faktury i jej pozycje potrzebne zespołowi, a następnie utwórz rejestr w Google Sheets, który będzie rozrastał się wraz z kolejnymi przetworzonymi fakturami.
Załóż konto i zbuduj rejestr faktur