Od przetworzonych dokumentów do pliku, z którym możesz pracować

Dopasuj eksport do pytania, na które szukasz odpowiedzi

Przydatny raport rzadko obejmuje wszystkie dokumenty, jakie kiedykolwiek przetworzył zespół. Czasem potrzebujesz faktur z tego tygodnia, dokumentów jednego klienta albo plików przesłanych przed chwilą. Zacznij w sekcji Dokumenty i zawęź listę do materiału, który chcesz przekazać dalej.

Łącz filtry typu dokumentu, zakresu dat, folderu, partii przesyłania, stanu przetwarzania lub walidacji, źródła przesłania i nadawcy e-maila. Wyszukuj wyodrębnione wartości, aby znaleźć dostawcę, numer faktury lub inny zapisany szczegół. Następnie zaznacz konkretne dokumenty albo wyeksportuj wszystkie wyniki spełniające bieżące filtry, również te spoza aktualnie wyświetlanej strony listy.

Zespół finansowy może na przykład otworzyć folder klienta, wybrać zakres dat i typ dokumentu „faktura”, a następnie pobrać zestaw do raportu bez kompletowania plików z kilku ekranów. Organizacja i wyszukiwanie dokumentów ułatwiają wracanie do takich zestawów.

Wyeksportuj partię, którą właśnie przesłano

Po przesłaniu partii dokumentów Suparse otwiera listę Dokumenty z wybraną partią. Nowe pliki są już oddzielone od wcześniejszych przesłań. Możesz śledzić ich postęp i wyeksportować dostępne wyniki bez ręcznego odtwarzania zaznaczenia.

Kiedy przetwarzanie dostarczy potrzebnych wyników, wybierz format i wyeksportuj przefiltrowaną partię. Możesz też zaznaczyć mniejszą grupę albo dodać filtr typu dokumentu czy stanu. Filtr przesyłania pozwala później wrócić do wcześniejszej partii.

Partia faktur od dostawców może stać się zbiorczym skoroszytem dla księgowości. Zestaw dokumentów dostawy może posłużyć do importu CSV w dziale operacyjnym. Te same zapisane wyniki pozostają dostępne, gdy współpracownik potrzebuje innego formatu.

Wybierz układ Excela, który ułatwi Twoje zadanie

Standardowy Excel rozdziela pola na poziomie dokumentu i powtarzalne pozycje na osobne arkusze. To wygodny wybór, gdy potrzebujesz podsumowania faktur do sprawdzenia kwot oraz oddzielnego widoku zakupionych pozycji.

XLSX z jedną kartą danych umieszcza pola ogólne i szczegóły pozycji na wspólnym arkuszu. Nazwa dostawcy, numer faktury i inne wartości ogólne znajdują się obok pól każdej pozycji. Łatwiej wtedy filtrować po dostawcy, sortować produkty i tworzyć tabelę przestawną bez przechodzenia między podsumowaniem a pozycjami. Informacje o walidacji pozostają na osobnym arkuszu.

Jeśli dokument ma kilka pozycji, jego wartości ogólne powtarzają się przy odpowiednich wierszach. Do analizy pozycji używaj ich kwot. Gdy chcesz sprawdzać sumy dokumentów w zestawieniu z jednym rekordem na dokument, wybierz standardowe podsumowanie. Dokumenty bez pozycji również otrzymują wiersz danych.

Dla zespołu porównującego produkty z wielu faktur jedna karta łączy kontekst i szczegóły. Przy miesięcznym rejestrze dokumentów wygodniejszym punktem wyjścia może być standardowe podsumowanie.

Łącz powiązane wyniki i zachowuj porządek między typami dokumentów

Eksport zbiorczy łączy wyniki tego samego typu dokumentu w spójny zestaw do raportowania. Przygotujesz go z wielu plików źródłowych bez kopiowania osobnych wyników do głównego skoroszytu.

Jeśli zaznaczenie obejmuje różne typy dokumentów, Suparse odpowiednio grupuje pliki arkuszowe lub CSV. Faktury i dokumenty dostawy mogą znaleźć się w jednym zleceniu eksportu, zachowując własne pola w odpowiednich plikach. Wiele plików wynikowych pobierzesz razem jako archiwum ZIP, gotowe do zapisania lub przekazania dalej.

Czytelne nazwy plików bez ręcznego nazywania

Suparse automatycznie nadaje nazwy eksportowanym plikom, korzystając z kontekstu, takiego jak nazwa pliku źródłowego lub typ dokumentu. Skoroszyty z jedną kartą danych mają rozpoznawalny przyrostek one-tab. Większe zestawy otrzymują wygenerowane nazwy, w razie potrzeby ze znacznikiem czasu.

To mniej zmieniania nazw przed wysłaniem pliku współpracownikowi i czytelniejsze powiązanie między dokumentem źródłowym a pobranymi wynikami. Gdy jeden eksport wymaga kilku plików, Suparse zajmuje się też nazwą archiwum i jego zawartości.

Duży eksport pracuje w tle, a Ty możesz działać dalej

Raport może obejmować więcej niż niewielki zestaw do pobrania. Eksporty zawierające ponad 1000 dokumentów z dostępnymi wynikami ekstrakcji są przygotowywane w tle. Nie musisz ręcznie dzielić zestawu na mniejsze eksporty, aby rozpocząć pracę.

Zleć eksport zaznaczonych lub przefiltrowanych wyników w wybranym formacie. Suparse przeniesie Cię do sekcji Eksporty, gdzie sprawdzisz postęp i pobierzesz gotowy plik. W czasie przygotowania możesz zająć się innymi zadaniami, a potem wrócić po wynik. Próg dotyczy wyników dostępnych do eksportu, a nie wszystkich plików w partii.

Eksport korzysta z zapisanych wyników ekstrakcji. Nie przesyła ani nie przetwarza dokumentów ponownie. Jeżeli część dokumentów jest jeszcze przetwarzana, poczekaj na ich wyniki przed przygotowaniem raportu, który ma je uwzględniać.

Jeden sposób pracy: od próbki po raport na koniec miesiąca

1. Wybierz wyniki. Otwórz bieżącą partię, zastosuj filtry lub zaznacz konkretne dokumenty.
2. Wybierz format. Dopasuj Excel, XLSX z jedną kartą danych, CSV lub JSON do kolejnego etapu pracy.
3. Pobierz i wykorzystaj dane. Mniejsze eksporty pobierasz bezpośrednio. Większe zestawy powstają w tle i czekają na odbiór w sekcji Eksporty.

Potrzebujesz nowych wyników w arkuszu na bieżąco? Zobacz automatyczne dostarczanie do Google Sheets. Jeżeli aplikacja ma odbierać wyniki po zakończeniu przetwarzania, sprawdź webhooki dokumentów. Szczegóły integracji i formatów dla programistów opisuje dokumentacja API ekstrakcji.