Znajdź przetworzoną fakturę po szczególe, który pamiętasz
Współpracownik prosi o fakturę z poprzedniego miesiąca. Pamiętasz nazwę dostawcy, kwotę albo opis pozycji, ale nazwa pliku nic Ci nie mówi. Wyszukaj tekst i liczby wyodrębnione przez Suparse, aby znaleźć dokument bez otwierania plików po kolei. Zawęź wyniki do wspólnego folderu lub partii przesyłania, a potem sprawdź potrzebny dokument. Trzymaj powiązane materiały razem, aby przy kolejnym pytaniu cały zespół miał dobry punkt wyjścia.
- Szukaj w wyodrębnionych polach i pozycjach
- Porządkuj dokumenty we wspólnych folderach
- Odnajduj potrzebne partie przesyłania
Poświęcaj mniej czasu na szukanie dokumentów
Znajdź fakturę, nawet gdy nazwa pliku niewiele mówi
Wyszukaj wyodrębniony numer faktury Re-172/2025 w folderze Finance, aby znaleźć właściwy dokument. Możesz szukać po danych z faktury, nawet jeśli nie ma ich w nazwie pliku.
Znajdź dokument, uporządkuj go i wykorzystaj jego dane
Korzystaj z przetworzonych dokumentów zespołu długo po ich przesłaniu.
Szukaj po znanym szczególe
- Szukaj w polach i tabelach: Znajduj tekst i liczby zapisane w polach ogólnych, pozycjach faktur i pozostałych danych tabelarycznych. Nazwa dostawcy lub opis produktu mogą pomóc wrócić do dokumentu.
- Zawężaj wyniki: Szukaj numeru faktury w folderze z fakturami za kwiecień albo przejdź do partii przesłanej w ramach konkretnego zadania.
- Szukaj po niepełnym numerze: Użyj symboli wieloznacznych, jeśli pamiętasz tylko część wartości, albo włącz rozróżnianie wielkości liter, gdy ma ona znaczenie.
Trzymaj powiązane sprawy razem
- Porządkuj dokumenty od początku: Wybierz folder podczas przesyłania albo przenieś do niego dokumenty później, gdy wyłoni się sposób organizacji pracy.
- Przenieś cały zestaw za jednym razem: Umieść w folderze wybrane dokumenty lub wszystkie dokumenty pasujące do bieżących filtrów — bez przenoszenia każdego rekordu osobno.
- Utwórz wspólny punkt wyjścia dla zespołu: Twórz foldery i zmieniaj ich nazwy zgodnie ze sposobem pracy zespołu. Dzięki temu każdy może wrócić do powiązanych dokumentów i ponownie zawęzić wyniki.
Wykorzystaj znalezione dokumenty
- Sprawdź wyodrębnione dane: Otwórz przetworzony dokument i sprawdź zapisane wartości. Jeśli potrzebujesz dokładniejszej kontroli, poznaj walidację i kontrolę danych.
- Przenoś dane do arkuszy: Skonfiguruj automatyczne przekazywanie danych do Google Sheets dla regularnych wyników albo użyj funkcji E-maile do Excela, aby pobrać dane z wiadomości do arkusza.
- Połącz przyjmowanie dokumentów z codzienną pracą: Poznaj automatyzację obsługi dokumentów przychodzących, która wspiera obieg dokumentów i przekazywanie zadań w zespole, albo zobacz funkcje Suparse, aby rozbudować swój proces.
Pytania o wyszukiwanie dokumentów i foldery
Czy znajdę fakturę, jeśli nie znam nazwy pliku?
Tak. Wyszukaj nazwę dostawcy, numer faktury, kwotę lub szczegół pozycji zapisany przez Suparse podczas ekstrakcji. Następnie zawęź wyniki folderem lub partią przesyłania, aby znaleźć potrzebny dokument.
Czy wyszukiwanie obejmuje pozycje faktur i pełny tekst oryginalnego pliku PDF?
Wyszukiwanie obejmuje tekst i liczby zapisane w polach ogólnych i tabelach, w tym wartości pozycji. Przeszukuje wyodrębnione dane, a nie każde słowo z oryginalnego pliku PDF lub obrazu, dlatego szukana informacja musi być wcześniej wyodrębniona.
Czy mogę połączyć wyszukiwanie wartości z filtrami folderu i partii przesyłania?
Tak. Użyj filtrów jednocześnie, aby zawęzić listę dokumentów w przestrzeni roboczej zespołu. Na przykład wyszukaj numer faktury w folderze z fakturami za kwiecień i w konkretnej partii przesyłania. Partia obejmuje pliki dodane razem podczas jednego przesyłania.
Czy mogę szukać, jeśli pamiętam tylko część numeru?
Tak. Symbole wieloznaczne pomagają znaleźć niepełne wartości: * zastępuje dowolną liczbę znaków, a ? jeden znak. Wyszukiwanie domyślnie nie rozróżnia wielkości liter; w razie potrzeby możesz włączyć tę opcję. W zapytaniu uwzględnij co najmniej trzy kolejne litery lub cyfry.
Czy mogę przenieść kilka dokumentów do folderu jednocześnie?
Tak. Możesz przenieść razem wybrane dokumenty albo wszystkie dokumenty pasujące do bieżących filtrów. Folder możesz też wybrać podczas przesyłania, aby od początku porządkować powtarzające się sprawy.
Czy foldery są wspólne dla mojego zespołu?
Tak. Foldery pomagają członkom tego samego zespołu porządkować powiązane dokumenty i wracać do nich. Dostęp zależy od członkostwa w zespole — przeniesienie dokumentu do folderu nie ukrywa go przed pozostałymi członkami.
Czy usunięcie folderu usuwa też znajdujące się w nim dokumenty?
Nie. Dokumenty pozostają w przestrzeni roboczej zespołu jako nieprzypisane. Nadal możesz je znaleźć i przenieść do innego folderu.
Ułatw sobie kolejne wyszukiwanie dokumentów
Załóż konto Suparse, przetwarzaj dokumenty i wracaj do nich po danych ważnych dla zespołu. Od początku grupuj powtarzające się sprawy we wspólnych folderach.
Załóż konto i uporządkuj dokumenty