Zamień dane z e-maili w raport w Excelu, z którego skorzysta Twój zespół
Przestań przepisywać do Excela dane zamówień, numery referencyjne dostawców i ilości pozycji z e-maili. Suparse odczytuje potrzebne pola i tabele z treści wiadomości oraz załączników. Wybierz rekordy do raportu i pobierz skoroszyt Excel do weryfikacji, analizy lub udostępnienia. Zestaw pola dokumentu i pozycje w jednym arkuszu danych, aby zespół mógł sprawdzać szczegóły bez ponownego otwierania każdej wiadomości.
- Wyodrębniaj pola z e-maili i załączników
- Eksportuj tylko potrzebne rekordy
- Łącz pola dokumentu z wierszami pozycji
Mniej ręcznego przepisywania, więcej czasu na pracę z danymi
Od przychodzących e-maili do skoroszytu gotowego do dalszej pracy
Odczytaj potrzebne informacje, wybierz właściwe rekordy i pobierz układ dopasowany do pracy zespołu.
Zamień dane z e-maili w uporządkowane wyniki
- Odczytuj dane tam, gdzie się pojawiają: Przetwarzaj treść wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba źródła za pomocą parsera e-maili.
- Uwzględnij dokumenty z załączników: Wyodrębniaj pola i tabele z obsługiwanych plików PDF oraz obrazów dzięki parserowi załączników e-mail.
- Gromadź powtarzające się wyniki w jednym miejscu: Umieszczaj nowe dokumenty we wspólnym folderze zespołu, aby ułatwić przygotowanie kolejnego raportu.
Wybierz dokumenty odpowiadające potrzebom raportu
- Skup się na właściwych dokumentach: Zawężaj wyniki według daty, nadawcy, typu dokumentu, folderu i innych dostępnych filtrów.
- Znajdź konkretną informację biznesową: Wyszukaj dostawcę, numer zamówienia lub inną wyodrębnioną wartość dzięki organizacji i wyszukiwaniu dokumentów.
- Eksportuj wybrane dokumenty lub cały zestaw wyników: Zaznacz pojedyncze dokumenty albo pobierz wszystkie dostępne wyniki spełniające bieżące filtry, także te poza aktualnie wyświetlaną stroną.
Pobierz dane gotowe do pracy w Excelu
- Wybierz układ danych: Skorzystaj ze standardowego eksportu Excel, który rozdziela podsumowania dokumentów i dane pozycji, albo wybierz XLSX (jeden arkusz), aby umieścić oba rodzaje danych na jednym arkuszu.
- Pracuj dalej podczas dużych eksportów: Eksporty obejmujące ponad 1 000 dokumentów z dostępnymi wynikami ekstrakcji są przygotowywane w tle. Gdy skoroszyt będzie gotowy, pobierz go z sekcji eksportów.
- Rozwijaj cykliczne raportowanie: Twórz kolejne raporty na podstawie zapisanych wyników. Więcej o pracy z dużą liczbą dokumentów przeczytasz w artykule Przetwarzanie dużych wolumenów dowolnych rodzajów dokumentów z Suparse, a informacje o innych formatach znajdziesz na stronie Eksport danych do Excel, CSV i JSON.
Sprawdzaj szczegóły zamówienia razem z jego pozycjami
Dystrybutor otrzymuje potwierdzenia zamówień e-mailem, a listy pakunkowe jako załączniki PDF. Aby przygotować cotygodniowy raport, zespół filtruje przetworzone dokumenty według okresu i dostawcy, a następnie pobiera skoroszyt Excel.
W układzie z jednym arkuszem dostawca, numer i data zamówienia mogą pojawić się przy każdym wierszu pozycji:
| Dostawca | Numer zamówienia | Data zamówienia | Pozycja | Ilość |
|---|---|---|---|---|
| Northstar Supply | ORD-1048 | 18 października 2026 r. | Mosiężna złączka | 40 |
| Northstar Supply | ORD-1048 | 18 października 2026 r. | Opaska zaciskowa | 12 |
Kolumny odpowiadają polom i tabelom zdefiniowanym dla danego typu dokumentu. Wartości ogólne powtarzają się przy każdej pozycji, dzięki czemu można filtrować dane i sprawdzać je razem z kontekstem zamówienia. Informacje o walidacji są dostępne w osobnym arkuszu.
Przykład dotyczący faktur znajdziesz w artykule Jak konwertować faktury PDF do Excela z pozycjami. Jeśli chcesz automatycznie przesyłać przyszłe wyniki e-maili do arkusza, sprawdź rozwiązanie E-maile do Google Sheets.
Pytania o raporty Excel z danych z e-maili
Czy skoroszyt Excel aktualizuje się automatycznie, gdy przychodzą nowe e-maile?
Każdy plik XLSX zawiera przetworzone wyniki wybrane do danego raportu. Pobierz nowy skoroszyt, gdy potrzebujesz raportu za kolejny okres lub z innym zestawem dokumentów. Jeśli przyszłe wyniki mają trafiać do arkusza, gdy tylko będą gotowe, skorzystaj z automatycznego dostarczania danych do Google Sheets.
Czy w jednym raporcie mogę uwzględnić treść e-maili i ich załączniki?
Tak. Możesz przetwarzać treść wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba źródła, a następnie wybrać potrzebne wyniki do eksportu. Każde źródło jest przetwarzane osobno, a nie łączone w jeden dokument. Eksport grupuje wyniki według typów dokumentów; w razie potrzeby kilka plików wynikowych jest pakowanych razem.
Czym różni się standardowy eksport Excel od układu z jednym arkuszem?
Standardowy eksport Excel rozdziela podsumowania dokumentów i powtarzające się dane pozycji. XLSX (jeden arkusz) umieszcza pola ogólne obok każdej pozycji w jednym arkuszu danych, a informacje o walidacji w osobnym arkuszu. Ponieważ wartości ogólne powtarzają się przy wierszach pozycji, analizuj wartości z wierszy pozycji na poziomie pozycji, a sumy dla wielu dokumentów obliczaj na podstawie podsumowań dokumentów.
Czy mogę pobrać duży zestaw przefiltrowanych wyników?
Tak. Eksporty obejmujące ponad 1 000 dokumentów z dostępnymi wynikami ekstrakcji są przygotowywane w tle. Możesz kontynuować pracę, a gotowy skoroszyt pobrać z sekcji eksportów.
Czy pobranie skoroszytu Excel zużywa dodatkowe kredyty ekstrakcji?
Nie. Eksport korzysta z zapisanych wyników ekstrakcji i nie przetwarza ponownie e-maili ani załączników. Na podstawie tych samych danych możesz pobrać kolejny raport lub wybrać inny format.
Przygotuj kolejny raport z e-maili szybciej
Utwórz konto Suparse, odczytuj pola potrzebne zespołowi i pobieraj wyniki w skoroszycie Excel. Poświęć mniej czasu na kompletowanie danych, a więcej na ich wykorzystanie.
Załóż konto i twórz raporty w Excelu