Spraw, by przychodzące dokumenty biznesowe służyły całemu zespołowi
Faktury, zamówienia zakupu i dokumenty wysyłkowe napływają przez cały dzień, a zespół wciąż musi je porządkować, przepisywać potrzebne dane i przekazywać je dalej. Połącz dokumenty otrzymywane e-mailem i przesyłane pliki w jednym wspólnym procesie z Suparse. Wyodrębniaj potrzebne pola i pozycje tabel, wyszukuj rekordy według zapamiętanych szczegółów i sprawdzaj wyniki przed ich wykorzystaniem. Automatycznie uzupełniaj rejestr w Google Sheets albo połącz dane z własną aplikacją za pomocą niestandardowej integracji.
- Przetwarzaj dokumenty otrzymane e-mailem i przesyłane pliki
- Wyszukuj rekordy i wspólnie je weryfikuj
- Przekazuj wyodrębnione dane do kolejnego etapu
Mniej sortowania i ręcznego przepisywania. Więcej czasu na kolejne zadania.
Od przychodzących dokumentów do informacji potrzebnych zespołowi
Odbieraj dokumenty, pracuj z każdym rekordem i wybierz, jak dane mają trafić do kolejnego zadania.
Zbieraj przychodzące dokumenty w jednym miejscu
- Obsługuj pocztę bez ręcznego pobierania każdego pliku: Wysyłaj dokumenty na dedykowane adresy e-mail zespołu i wyodrębniaj dane z treści wiadomości, załączników lub z obu tych źródeł. Poznaj parser e-maili.
- Obsługuj znane i zróżnicowane dokumenty: Przy fakturach od stałych dostawców korzystaj z zapisanych pól faktury, a gdy wiadomości i pliki zawierają różne typy dokumentów, powierz ich obsługę Autopilotowi.
- Zachowaj porządek już na etapie przyjmowania: Ogranicz odbiór poczty do zatwierdzonych nadawców i zapisuj wyniki nowych wiadomości w wybranym folderze zespołu, aby współpracownicy od razu mogli rozpocząć pracę w uporządkowanym miejscu.
Wyszukuj i weryfikuj poszczególne dokumenty
- Pracuj z osobnymi wynikami: Podziel PDF zawierający faktury, paragony i wyciągi na osobne rekordy za pomocą funkcji dzielenia dokumentów, a klasyfikacja dokumentów dobierze właściwe pola do każdego rozpoznanego typu.
- Znajdź szczegół, o który pyta współpracownik: Wyszukuj wyodrębnione nazwy dostawców, numery faktur, kwoty i opisy pozycji. Zawęź wyniki według folderu lub grupy plików przesłanych razem dzięki organizacji i wyszukiwaniu dokumentów.
- Sprawdź dane przed ich wykorzystaniem: Otwórz wynik dla faktury, aby zweryfikować dostawcę, kwotę łączną i pozycje. Popraw wyodrębnione wartości i zatwierdź wynik, jeśli procedura wymaga weryfikacji przez osobę z zespołu.
Przekazuj dane do kolejnego etapu pracy
- Prowadź aktualny rejestr zespołu: Skorzystaj z automatycznego eksportu do Google Sheets, aby utworzyć arkusz dla danego typu dokumentu i dodawać nowe wyniki po ekstrakcji, walidacji lub weryfikacji.
- Połącz dane z własną aplikacją: Użyj webhooków dokumentów w niestandardowej integracji, aby przekazywać wyodrębnione wyniki do narzędzi i procesów biznesowych wykorzystywanych przez zespół.
- Wspieraj regularną obsługę klientów: Porządkuj otrzymywane dokumenty i korzystaj z wyodrębnionych danych w procesach, które Twoja firma realizuje co miesiąc. Poznaj automatyzację księgowości, aby zobaczyć, jak usprawnić ten model pracy.
Pytania o automatyzację obsługi dokumentów przychodzących
Na czym polega automatyzacja obsługi dokumentów przychodzących?
To sposób na przekształcanie otrzymywanych dokumentów biznesowych w informacje, z których może korzystać zespół. W Suparse możesz odbierać dokumenty e-mailem lub przesyłać pliki, wyodrębniać pola i tabele, porządkować i weryfikować wyniki, a następnie przekazywać dane do Google Sheets lub własnej aplikacji za pomocą niestandardowej integracji.
Czy w jednym procesie możemy obsługiwać faktury, zamówienia zakupu i dokumenty wysyłkowe?
Tak. Przy powtarzalnych dokumentach korzystaj z zapisanych typów dokumentów, a przy dokumentach różnego typu skorzystaj z Autopilota. Każdy właściwy typ dokumentu określa pola i tabele do wyodrębnienia, dzięki czemu dla faktur, zamówień zakupu i dokumentów wysyłkowych uzyskasz odpowiednie wyniki, zamiast stosować jeden wspólny zestaw pól.
Co się dzieje, gdy jeden plik PDF zawiera kilka dokumentów?
Suparse może rozdzielić dokumenty i przetworzyć każdy z nich jako osobny rekord. Na przykład plik PDF zawierający pięć faktur, trzy wyciągi bankowe i rachunek za energię może wygenerować oddzielne wyniki, które zespół otworzy i sprawdzi niezależnie. Autopilot rozpoznaje typy dokumentów i stosuje odpowiednie ustawienia ekstrakcji.
Czy możemy kontrolować, które wiadomości e-mail są przetwarzane i gdzie trafiają wyniki?
Tak. Administratorzy zespołu mogą ograniczyć odbiór poczty do zatwierdzonych nadawców i wskazać folder zespołu, w którym będą zapisywane wyniki otrzymane na dany adres e-mail. Do powtarzalnych dokumentów użyj dedykowanego adresu, a do zróżnicowanych wpływów adresu Autopilota. Nieznane dokumenty z wiadomości e-mail, dla których nie ma odpowiedniego typu, trafiają do weryfikacji.
Jak współpracownicy mogą znaleźć przetworzony dokument?
Mogą przeglądać wspólne foldery lub wyszukiwać tekst i liczby zapisane w polach i tabelach dokumentu, w tym wartości poszczególnych pozycji. Mogą też filtrować wyniki według grupy plików przesłanych razem. Wyszukiwanie obejmuje wyodrębnione dane, więc szukana informacja musi zostać wcześniej zapisana w wyniku ekstrakcji.
Czy możemy sprawdzić wyodrębnione dane, zanim trafią do arkusza kalkulacyjnego?
Tak. Automatyczne przekazywanie danych do Google Sheets może poczekać, aż wyniki spełnią reguły walidacji skonfigurowane dla danego typu dokumentu albo osoba weryfikująca sprawdzi wartości i zatwierdzi wynik. Możesz też ustawić przekazywanie danych bezpośrednio po ekstrakcji, jeśli zespół potrzebuje na bieżąco aktualizowanego rejestru przetworzonych dokumentów.
Czy Suparse może przekazywać wyniki do naszej wewnętrznej aplikacji biznesowej?
Tak. Webhooki dokumentów pozwalają zbudować niestandardową integrację wykorzystującą wyodrębnione dane w Twojej aplikacji. Integracja mapuje pola i określa, co ma się wydarzyć dalej, na przykład utworzenie rekordu, przekazanie zadania do odpowiedniej osoby lub powiadomienie współpracownika.
Określ jasny dalszy krok dla każdego dokumentu
Utwórz konto Suparse i zacznij od dokumentów, które Twój zespół otrzymuje każdego dnia. Zamieniaj e-maile i pliki w rekordy, które można znaleźć, sprawdzić i wykorzystać w pracy.
Zautomatyzuj obsługę dokumentów