Zamień wybrane wiadomości z Gmaila w uporządkowane dane
Faktury od dostawców mogą trafiać do Gmaila jako wiadomości z załączonym plikiem PDF. Ich dane trzeba jednak przenieść do rejestru, który zespół może sprawdzić i wykorzystać w dalszej pracy. Suparse przekształca wiadomości przekazywane przez Gmaila i obsługiwane załączniki w uporządkowane wyniki, korzystając z ustawień ekstrakcji wybranego typu dokumentu. Filtr Gmaila pozwala kierować do Suparse tylko wiadomości od wybranego dostawcy, aby pozostała korespondencja nie trafiała do tego obiegu. Po skonfigurowaniu automatycznej dostawy wyników z e-maili do Google Sheets dane mogą trafiać do arkusza razem z nadawcą, tematem i czasem otrzymania.
Zamień powtarzającą się wiadomość w przydatny wpis w rejestrze
Przykład ilustracyjny: Do Gmaila przychodzi wiadomość od billing@northstar-supplies.example, z tematem „Faktura za wrzesień” i załącznikiem faktura-2847.pdf. Filtr dla tego dostawcy może przekazywać przyszłe wiadomości spełniające kryteria na adres odbiorczy Suparse dla typu dokumentu, którego zespół używa do obsługi faktur. Suparse przetwarza załącznik zgodnie z polami skonfigurowanymi dla tego typu dokumentu; po skonfigurowaniu automatycznej dostawy wyników z e-maili dane mogą trafić do Arkusza Google, który Suparse tworzy na Dysku połączonego konta Google. Wiersz zawiera także nadawcę e-maila, czas otrzymania i temat, dzięki czemu osoba z księgowości może wrócić do wiadomości i sprawdzić rekord bez ponownego przepisywania danych.
Zespół może przeglądać wyniki z e-maili w Suparse i prowadzić na ich podstawie bieżący rejestr, jeśli arkusz pasuje do kolejnego etapu pracy. Przepływ od e-maila do Arkuszy Google pokazuje, jak przychodzące wiadomości stają się wierszami w arkuszu, a automatyczna dostawa do Arkuszy Google wyjaśnia konfigurację celu i wybór wyników przekazywanych do arkusza.
Zależnie od ustawień adresu odbiorczego Suparse może przetwarzać treść wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba te elementy. Jeśli najważniejsze informacje znajdują się w pliku, zobacz parser załączników e-mail; przegląd obsługi e-maili przedstawia szerszy przepływ przyjmowania wiadomości.
Skonfiguruj przekazywanie i sprawdź wynik
Potwierdzenie adresu w Google i włączenie przekazywania w Gmailu to dwa odrębne kroki. Potwierdzenie pozwala Gmailowi przekazywać wiadomości na adres Suparse, ale samo nie uruchamia przekazywania. Gmail zacznie przekazywać przyszłe wiadomości dopiero po zapisaniu filtra albo włączeniu ogólnego przekazywania.
- Wybierz adres dla typu dokumentu, który zespół chce przetwarzać.HITL
- Określ, czy adres ma przetwarzać treść wiadomości, obsługiwane załączniki czy oba źródła.HITL
- Suparse sprawdza wiadomość potwierdzającą od Google i wyświetla link lub kod; użyj go w Gmailu, a potem wróć do Suparse.HITL
- Utwórz filtr Gmaila i wybierz działanie Przekaż dalej dla przyszłych wiadomości pasujących do kryteriów, wskazując adres Suparse.HITL
- Jeśli do obiegu mają trafiać wszystkie przyszłe wiadomości, włącz zamiast tego ogólne przekazywanie w Gmailu.HITL
- Wyślij nową wiadomość zgodną z regułą i sprawdź w Latest email jej status oraz liczbę utworzonych dokumentów.HITL
- Po skonfigurowaniu automatycznej dostawy wyników z e-maili dane mogą trafiać również do Arkusza Google.
Kieruj do Suparse tylko przyszłe wiadomości, których potrzebuje zespół
Filtr Gmaila może wybierać wiadomości od konkretnego dostawcy lub z określonym tematem i przekazywać tylko te, które spełniają kryteria. Pozostała korespondencja zostaje w Gmailu. Można też włączyć ogólne przekazywanie przyszłych wiadomości; Google pomija spam przy automatycznym przekazywaniu. W obu przypadkach Suparse otrzymuje przyszłe wiadomości, które Gmail kieruje na jego adres odbiorczy. Suparse nie synchronizuje skrzynki Gmail, nie skanuje ani nie importuje wcześniejszej poczty i nie działa jako dodatek do Gmaila.
W instrukcji przekazywania wiadomości w Gmailu Google wyjaśnia, jak dodać i zweryfikować adres odbiorczy, a instrukcja tworzenia filtrów opisuje reguły dla wybranych wiadomości. Administrator Google Workspace może wyłączyć użytkownikom automatyczne przekazywanie; jeśli ta opcja jest niedostępna, skontaktuj się z administratorem i sprawdź wskazówki Google dla administratorów.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak obsługa poczty wpisuje się w szerszy obieg dokumentów, poznaj kluczowe funkcje Suparse.
Pytania o parser e-maili Gmail
Czy potwierdzenie adresu Suparse w Google uruchamia przekazywanie w Gmailu?
Nie. Potwierdzenie Google autoryzuje adres jako miejsce docelowe przekazywania. Nadal trzeba zapisać filtr dla wybranych wiadomości albo osobno włączyć ogólne przekazywanie przyszłych wiadomości, a następnie wysłać nową wiadomość testową i sprawdzić Latest email w Suparse.
Czy mogę kierować do Suparse tylko wybrane wiadomości z Gmaila?
Tak. Utwórz filtr Gmaila według kryteriów, które wskazują potrzebne wiadomości, na przykład adresu dostawcy lub tematu, i wybierz przekazywanie na adres odbiorczy Suparse. Do obiegu trafią tylko przyszłe wiadomości spełniające regułę; pozostała poczta zostanie w Gmailu.
Czy Suparse synchronizuje skrzynkę Gmail lub importuje starsze wiadomości?
Nie. Suparse przetwarza przyszłe wiadomości przekazane przez Gmaila na adres odbiorczy. Nie łączy się ze skrzynką, nie synchronizuje jej, nie importuje historii i nie jest dodatkiem do Gmaila.
Czy wiadomości z Gmaila mogą trafiać do wierszy w Arkuszach Google?
Tak, jeśli dla danego typu dokumentu skonfigurowano automatyczną dostawę danych z e-maili. Suparse tworzy nowy arkusz na Dysku połączonego konta Google, a wiersze zawierają nadawcę, czas otrzymania i temat wiadomości jako kontekst źródłowy.
Zacznij od wiadomości z Gmaila, które zespół już przetwarza
Wybierz adres odbiorczy Suparse, potwierdź go w Google i przetestuj pierwszą pasującą wiadomość, zanim zaczniesz polegać na tym procesie.
Utwórz konto Suparse