Zamieniaj powtarzające się e-maile w wiersze arkusza Google Sheets
Przestań ręcznie przepisywać z e-maili do arkusza numery zamówień, terminy dostawy i ilości pozycji. Suparse wyodrębnia potrzebne zespołowi pola i pozycje z treści wiadomości lub załączników, a następnie automatycznie dodaje wyniki do Google Sheets. Obok danych zachowuje nadawcę, temat i szczegóły dokumentu, dzięki czemu zespół może sprawdzić wartość lub wrócić do sprawy bez przeszukiwania skrzynki odbiorczej.
- Wyodrębniaj dane z treści e-maili i załączników
- Zachowuj pola i pozycje w arkuszu
- W razie potrzeby sprawdzaj wyniki przed ich wysłaniem
Prowadź aktualny arkusz bez ręcznego przepisywania danych
Zamień zamówienie z e-maila w dane przydatne zespołowi
Od: buyer@example.com
Temat: PO-804: dostawa do 30 października
Treść: Proszę sprawdzić PO-804 w załączniku; wymagany termin dostawy i pozycje znajdują się w PDF-ie.
Załącznik: PO-804.pdf
Wyodrębnij szczegóły zamówienia z załączonego PDF-u, aby zespół operacyjny znał oczekiwany termin dostawy i ilości poszczególnych produktów potrzebne do zaplanowania wysyłki. Arkusz łączy podsumowanie zamówienia z jego pozycjami za pomocą identyfikatora dokumentu.
Suparse Documents: jeden wiersz dla zamówienia
| Identyfikator dokumentu | Numer zamówienia | Klient | Oczekiwany termin dostawy | Nadawca e-maila | Temat wiadomości | Oryginalna nazwa pliku |
|---|---|---|---|---|---|---|
| doc-804 | PO-804 | Przykładowa firma biurowa | 30 paź 2026 | buyer@example.com | PO-804: dostawa do 30 października | PO-804.pdf |
Suparse Items: osobny wiersz dla każdej pozycji zamówienia
| Identyfikator dokumentu | Pozycja | Ilość |
|---|---|---|
| doc-804 | Papier A4, ryzy po 500 arkuszy | 12 |
| doc-804 | Czarne kasety z tonerem | 4 |
Zespół operacyjny może wykorzystać oczekiwany termin do zaplanowania wysyłki, a dział sprzedaży potwierdzić ilości na podstawie wierszy bez ponownego otwierania oryginalnego e-maila. Identyfikator dokumentu łączy pozycje z zamówieniem, a nadawca i temat pomagają odnaleźć wiadomość i podjąć dalsze działania.
Wykorzystaj dane z e-maili także poza skrzynką odbiorczą
Wyodrębniaj informacje potrzebne w arkuszu i wybierz, kiedy będą gotowe dla zespołu.
Zbierz powtarzające się e-maile w jednym procesie
- Korzystaj ze swojej dotychczasowej skrzynki: Przekazuj odpowiednie wiadomości na dedykowany adres Suparse. Instrukcje dla Twojej poczty znajdziesz na stronach parsera e-maili Gmaila i parsera e-maili Outlooka.
- Zbieraj dane z różnych miejsc: Przetwarzaj treści e-maili, obsługiwane załączniki albo oba źródła za pomocą parsera e-maili Suparse.
- Przetwarzaj same załączniki: Wybierz ten tryb, gdy treść wiadomości ogranicza się do krótkiej informacji przewodniej. Więcej o obsłudze PDF-ów i skanów przeczytasz na stronie parsera załączników e-mail.
Zbuduj arkusz dopasowany do pracy zespołu
- Uwzględnij najważniejsze pola dokumentu: Zapisuj numery zamówień, oczekiwane terminy dostawy i inne informacje przydatne w bieżącej obsłudze wpływających spraw.
- Zachowaj szczegóły pozycji: Wyodrębniaj opisy produktów i ilości do wierszy, które można sortować, podsumowywać i wykorzystywać przy planowaniu.
- Prowadź rejestr powtarzających się faktur: Zbieraj dane dostawców, sumy faktur i pozycje w rejestrze faktur z pozycjami.
Udostępniaj wyniki, gdy zespół jest gotowy
- Po zakończeniu ekstrakcji: Dodawaj wyniki od razu po przetworzeniu, jeśli potrzebujesz bieżącego rejestru napływających spraw.
- Po walidacji: Poczekaj, aż wyniki przejdą kontrole skonfigurowane dla danego typu dokumentu. Szczegóły dotyczące czasu dostarczenia i układu znajdziesz w opisie automatycznego przekazywania danych do Google Sheets.
- Po weryfikacji przez członka zespołu: Przed przekazaniem wyniku do arkusza członek zespołu może sprawdzić i skorygować niejasną pozycję lub termin dostawy. Więcej o walidacji i weryfikacji przez człowieka.
Pytania o przesyłanie danych z e-maili do Google Sheets
Czy Suparse może przetwarzać zarówno treść e-maila, jak i jego załączniki?
Tak. Możesz skonfigurować adres Suparse do przetwarzania treści wiadomości, obsługiwanych załączników albo obu źródeł. Jeśli wybierzesz oba, treść e-maila i każdy załącznik są osobnymi danymi wejściowymi i mogą utworzyć osobne wyniki dokumentów; nie łączą się w jeden rekord.
Czy Suparse może dodawać wyniki do używanego już arkusza Google?
Po skonfigurowaniu automatycznego miejsca docelowego dla typu dokumentu Suparse utworzy nowy arkusz kalkulacyjny na połączonym koncie Google. Podczas konfiguracji nie można wskazać istniejącego arkusza ani folderu na Dysku Google.
Czy mogę dodać wyniki z e-maili otrzymanych przed skonfigurowaniem miejsca docelowego?
Możesz wybrać zakres dat i dodać do automatycznego miejsca docelowego dokumenty, które Suparse wcześniej odebrał i przetworzył oraz które kwalifikują się do wysłania. Funkcja korzysta z zapisanych wyników; nie przeszukuje starszej skrzynki Gmail ani Outlook w poszukiwaniu wiadomości, których Suparse wcześniej nie otrzymał.
Czy dane w Google Sheets synchronizują się z Suparse?
Przekazywanie danych odbywa się tylko w jednym kierunku: z Suparse do wygenerowanego arkusza. Edycja arkusza nie zmienia dokumentu w Suparse, a późniejsze zmiany lub ponowne przetworzenie nie aktualizują automatycznie wcześniej wysłanego wiersza. Jeśli zaktualizowany wynik ma trafić do arkusza, możesz ręcznie ponownie wysłać z Suparse jego najnowsze wartości.
Wykorzystaj powtarzające się dane z e-maili w dalszej pracy zespołu
Załóż konto Suparse i zacznij od e-maili obsługiwanych przez zespół co tydzień. Wybierz potrzebne pola i moment przekazania wyników do Google Sheets, aby ograniczyć ręczne przepisywanie danych.
Załóż konto i zautomatyzuj wprowadzanie danych z e-maili