Zamieniaj załączniki e-mail w dane, z których zespół może korzystać
Nie pobieraj każdego pliku PDF, skanu ani zdjęcia z telefonu tylko po to, by ponownie go przesłać i przepisywać zawarte w nim dane. Przekazuj e-maile z dokumentami na adres Suparse, aby wyodrębniać potrzebne pola i tabele. Otrzymuj osobne wyniki dla załączników, także dla pojedynczych dokumentów wydzielonych ze zbiorczego pliku PDF. Sprawdzaj dane, na bieżąco uzupełniaj arkusz albo przekazuj wyniki do własnej aplikacji za pomocą integracji.
- Wyodrębniaj pola i tabele z załączników
- Dziel zbiorcze pliki PDF na osobne dokumenty
- Przekazuj wyniki do kolejnego etapu pracy
Mniej obsługi plików między skrzynką a codzienną pracą
Dopasuj obsługę załączników do dokumentów, które otrzymuje zespół
Przetwarzaj powtarzalne dokumenty i różne załączniki, a potem przekazuj wyodrębnione dane tam, gdzie są potrzebne.
Sprawniej obsługuj powtarzalne załączniki
- Korzystaj z dotychczasowej skrzynki: Przekazuj wybrane wiadomości do Suparse ze swojego konta e-mail. Zobacz instrukcję przekazywania wiadomości z Gmaila lub przewodnik dla Outlooka i Microsoft 365.
- Odczytuj stały zestaw danych: Korzystaj z zapisanych pól przy zleceniach, fakturach i innych regularnie otrzymywanych dokumentach, aby nowe wyniki zawierały informacje, których oczekuje zespół.
- Wybierz potrzebne pola: Odczytuj numery zleceń, lokalizacje, daty wykonania i inne informacje dzięki niestandardowemu przetwarzaniu dokumentów.
Obsługuj różne dokumenty w jednym obiegu
- Przekazuj różne załączniki razem: Email Autopilot rozpoznaje typy dokumentów i dobiera pasujące pola, dzięki czemu różne załączniki z jednej wiadomości mogą dać osobne, przydatne wyniki.
- Nie dziel PDF-ów ręcznie: PDF z trzema zleceniami może dać trzy wyniki dokumentów, a załączone zdjęcie protokołu wykonania — osobny wynik. Zobacz, jak działa dzielenie dokumentów.
- Przetwarzaj PDF-y i obrazy dokumentów: Obsługuj cyfrowe pliki PDF, skany i zdjęcia wykonane telefonem w ramach tego samego procesu e-mailowego.
Wykorzystaj wyodrębnione dane w kolejnym kroku
- Prowadź wspólny rejestr na bieżąco: Dodawaj nowe wyniki dla typu dokumentu do powiązanego arkusza dzięki przepływowi od e-maila do Google Sheets.
- Połącz własną aplikację: Użyj webhooków dokumentów i własnej integracji, aby przekazywać gotowe wyniki do procesu i uruchamiać działania określone przez zespół.
- Udostępnij plik, gdy jest potrzebny: Pobierz wyodrębnione dane w formacie XLSX, CSV lub JSON, aby jednorazowo je sprawdzić albo przekazać dalej. Zobacz eksport danych z dokumentów.
Pytania o przetwarzanie załączników e-mail
Jakie formaty załączników obsługuje Suparse?
Suparse obsługuje załączniki PDF, JPEG/JPG, PNG, HEIC, HEIF, TIFF i WebP, w tym skanowane pliki PDF i zdjęcia dokumentów. Każdy plik może mieć maksymalnie 20 MB.
Czy jedna wiadomość może dać osobne wyniki dla kilku dokumentów?
Tak. Każdy załącznik jest osobnym źródłem danych, a zbiorczy plik PDF można podzielić na pojedyncze dokumenty. Na przykład PDF z trzema zleceniami serwisowymi i załączone zdjęcie protokołu wykonania mogą dać cztery wyniki z wykorzystaniem pasujących typów dokumentów.
Czy Suparse może przetwarzać treść e-maila razem z załącznikami?
Tak. Możesz przetwarzać załączniki, treść wiadomości albo oba źródła. Treść i każdy plik są osobnymi danymi wejściowymi, a nie częściami jednego rekordu. Jeśli wiadomość zawiera tylko informację „szczegóły w załączniku”, samo przetwarzanie załączników pozwala pominąć tę treść. Więcej o całym procesie przeczytasz na stronie parsera e-maili.
Co zrobić, gdy załączniki zawierają różne typy dokumentów?
Email Autopilot może rozpoznawać dokumenty i dopasowywać je do typów dostępnych w Twoim obszarze roboczym, w tym do wspólnych typów Suparse. Każdy pasujący typ określa, jakie pola i tabele zostaną wyodrębnione. Dokumenty bez odpowiedniego dopasowania trafiają do weryfikacji. Email Autopilot nie tworzy automatycznie nowych typów dokumentów.
Czy zespół może sprawdzić wyodrębnione dane przed przekazaniem ich do Google Sheets?
Tak. Automatyczne przekazywanie do Google Sheets może nastąpić dopiero po tym, jak osoba weryfikująca sprawdzi i skoryguje wartości oraz zatwierdzi wyniki. Możesz też wybrać przekazywanie po przejściu skonfigurowanej walidacji albo od razu po ekstrakcji, zależnie od sposobu pracy zespołu.
Czy można przetwarzać załączniki z fakturami od dostawców?
Tak. Suparse może wyodrębniać dane faktur i pozycje z obsługiwanych załączników. Na stronie parsera faktur z e-maili znajdziesz informacje o fakturach od dostawców, ich weryfikacji i procesie dostosowanym do faktur.
Wykorzystaj kolejny załącznik e-mail w pracy zespołu
Załóż konto Suparse i zacznij od pliku PDF, skanu lub zdjęcia dokumentu, które Twój zespół regularnie otrzymuje. Wyodrębniaj potrzebne informacje i ogranicz ręczne pobieranie plików oraz przepisywanie danych po każdej wiadomości.
Zarejestruj się i przetwarzaj załączniki e-mail