Zamień e-maile z Outlooka w dane przydatne zespołowi
Przestań ręcznie przepisywać z Outlooka dane dostawców, sumy faktur i pozycje. Przekazuj do Suparse wybrane wiadomości, aby wyodrębnić potrzebne zespołowi pola z treści e-maila i załączników. Sprawdzaj wyniki, mając pod ręką nadawcę i szczegóły wiadomości, a następnie aktualizuj rejestr w Google Sheets, pobierz plik albo przekaż dane do własnej aplikacji przez niestandardową integrację. Korzystaj dalej ze swojej skrzynki i ogranicz ręczne czynności po każdej wiadomości.
- Wyodrębniaj pola z e-maili i załączników
- Zachowaj kontekst wiadomości przy każdym wyniku
- Sprawdzaj i udostępniaj uporządkowane dane
Mniej przepisywania ze skrzynki do kolejnych zadań
Od faktury z Outlooka do pól i pozycji
Od: billing@northwind.example
Temat: Faktura 8042 za części z października
Wiadomość: W załączeniu przesyłam fakturę za części z października.
Załącznik: INV-8042.pdf
Wyodrębnij dane z załączonej faktury, aby zespół finansowy mógł sprawdzić kwotę, termin płatności i pozycje składające się na należność.
Pola faktury wyodrębnione z PDF-a
| Pole faktury | Przykładowa wartość |
|---|---|
| Dostawca | Northwind Components |
| Numer faktury | INV-8042 |
| Suma | 1 248,00 € |
| Termin płatności | 15 listopada 2026 |
Pozycje
| Pozycja | Liczba | Wartość pozycji |
|---|---|---|
| Filtry zamienne | 12 | 960,00 € |
| Zestawy serwisowe | 6 | 288,00 € |
Sprawdź termin płatności i dwie pozycje bez ręcznego przepisywania faktury. Przy wyniku zachowaj nadawcę, temat i czas otrzymania, by współpracownik mógł łatwo znaleźć wiadomość od dostawcy, gdy trzeba wyjaśnić konkretną kwotę.
Włącz wiadomości z Outlooka do dalszej pracy
Uwzględniaj wybrane wiadomości w powtarzalnym procesie, sprawdzaj wyodrębnione dane i udostępniaj je tam, gdzie są potrzebne.
Przekazuj wiadomości potrzebne w Twoim procesie
- Zachowaj dotychczasową skrzynkę e-mail: Przekazuj wybrane nowe wiadomości z Outlooka lub Microsoft 365 na dedykowany adres Suparse przypisany do typu dokumentu.
- Zdecyduj, które wiadomości przekazywać: Włącz przekazywanie nowych e-maili albo skonfiguruj regułę dla wybranych wiadomości, na przykład faktur od dostawców. Zobacz instrukcję Microsoftu dotyczącą przekazywania lub przewodnik konfiguracji reguł.
- Przetestuj proces na prawdziwej wiadomości: Wyślij nowy e-mail spełniający warunki i sprawdź, czy dotarł do Suparse, zanim zaczniesz korzystać z tego kanału na co dzień.
Wyodrębniaj i sprawdzaj potrzebne dane
- Przetwarzaj potrzebne źródło: Parser e-maili Suparse obsługuje treść wiadomości, obsługiwane załączniki lub oba źródła. Więcej informacji znajdziesz na stronie parsera e-maili Suparse.
- Uwzględniaj dokumenty w załącznikach: Wyodrębniaj pola i tabele z PDF-ów oraz obrazów dokumentów za pomocą parsera załączników e-mail.
- Sprawdzaj dane, z których korzysta zespół: Porównaj wyodrębnione pola i pozycje z reprezentatywną wiadomością lub załącznikiem, a w razie potrzeby dopracuj zapisane pola dokumentu.
Wykorzystaj wyniki w kolejnym zadaniu
- Uzupełniaj wspólny rejestr: Dodawaj nowe wyniki do arkusza wraz z kontekstem wiadomości za pomocą przepływu e-maili do Google Sheets.
- Udostępnij plik: Pobierz zapisane wyniki jako XLSX, CSV lub JSON, gdy współpracownik potrzebuje danych do weryfikacji, raportu lub jednorazowego przekazania.
- Połącz dane z własną aplikacją: Wykorzystaj webhooki dokumentów wraz z niestandardową integracją, aby uruchamiać działania biznesowe zdefiniowane przez Twój zespół. Poznaj inne funkcje Suparse, które wspierają cały proces.
Pytania o analizę e-maili z Outlooka
Jak Suparse odbiera wiadomości z Outlooka?
Outlook przekazuje nowe wiadomości na dedykowany adres Suparse. Wybierasz, które wiadomości przekazywać i jakiego typu dokumentu użyć do ekstrakcji. Działanie opiera się na przekazywaniu e-maili, a nie na bezpośrednim połączeniu ze skrzynką.
Czy mogę przetworzyć wiadomości, które już są w skrzynce Outlook?
Automatyczne przekazywanie obejmuje nowe wiadomości spełniające ustawienia lub regułę. Nie synchronizuje skrzynki ani nie importuje jej historii. Wyślij nową wiadomość, aby sprawdzić, czy przekazywanie działa i jakie pola zostały wyodrębnione.
Czy Suparse może przetworzyć treść e-maila i załącznik jednocześnie?
Możesz przetwarzać treść wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba źródła. Każde z nich jest osobnym wejściem i może dać własny wynik; ich zawartość nie jest automatycznie łączona w jeden dokument. Jeśli w wiadomości jest tylko informacja „patrz załącznik”, przetwarzanie samych załączników sprawi, że ten tekst nie trafi do wyników.
Co zrobić, jeśli organizacja blokuje przekazywanie w Microsoft 365?
Polityka organizacji może ograniczać automatyczne przekazywanie wiadomości poza firmę. Poproś administratora Microsoft 365 o sprawdzenie, które rozwiązanie jest dozwolone. Microsoft wyjaśnia te ustawienia w przewodniku dotyczącym zewnętrznego przekazywania wiadomości.
Jak sprawdzić, czy proces z Outlookiem działa?
Wyślij nową wiadomość spełniającą regułę przekazywania i sprawdź, czy dotarła do Suparse. Porównaj wyodrębnione pola dokumentu i wiersze tabeli ze źródłem, aby zweryfikować zarówno przekazywanie, jak i dane potrzebne zespołowi.
Czy możemy sprawdzić dane przed ich wysłaniem do Google Sheets?
Tak. Wysyłanie wyników do Google Sheets można ustawić dopiero po sprawdzeniu, poprawieniu i zatwierdzeniu wyodrębnionych wartości przez osobę weryfikującą. Możesz też skonfigurować wysyłanie po pomyślnym przejściu skonfigurowanej walidacji albo bezpośrednio po ekstrakcji — zależnie od sposobu prowadzenia rejestru przez zespół.
Wykorzystaj kolejną wiadomość z Outlooka w pracy zespołu
Utwórz konto Suparse i zacznij od wiadomości, którą Twój zespół regularnie obsługuje. Wyodrębnij potrzebne dane, sprawdź wyniki i ogranicz ręczne wprowadzanie danych po każdej wiadomości.
Zacznij wyodrębniać dane z Outlooka