PDF-Rechnungen mit Einzelpositionen in Excel oder CSV umwandeln

Den Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum aus einer Rechnung auszulesen, ist nur der einfache Teil. Schwieriger wird es bei der Tabelle mit 20 Einzelpositionen, Mengen, Einzelpreisen und Steuercodes. Genau dort beginnt bei internationalen Rechnungen die eigentliche Arbeit.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie PDF-Rechnungen in Excel umwandeln und dabei jede Einzelposition erfassen, ohne Daten manuell abzutippen. Der aufwendigste Teil der Rechnungsverarbeitung lässt sich sauber automatisieren.

Echte Automatisierung mit vorlagenfreier KI

Stellen Sie sich ein Tool vor, das nicht erst angelernt werden muss. Ein Tool, das bereits versteht, was eine Rechnung ist. Genau das leistet vorlagenfreie KI.

Statt auf starre, vordefinierte Rechnungsvorlagen zu setzen, nutzt Suparse ein KI-Modell, das Struktur und Kontext eines Dokuments versteht – ähnlich wie ein Mensch. Es erkennt automatisch die wichtigsten Elemente:

• Kopf- und Fußzeileninformationen.
• Lieferanten- und Kundendaten.
• Und vor allem: Tabellen und ihre Einzelpositionen, unabhängig vom Layout.

So können Sie extract line items from an invoice auch bei einem neuen Lieferanten mit derselben Genauigkeit und Geschwindigkeit durchführen wie bei einem Anbieter, dessen Rechnungen Sie bereits tausendfach verarbeitet haben. Keine Einrichtung. Keine Vorlagenpflege. Der Workflow funktioniert direkt. Starten Sie mit unserem Rechnungs-OCR-Konverter.

Schritt für Schritt: PDF-Rechnungen mit Einzelpositionen in Excel umwandeln

So schnell wird aus einer komplexen PDF-Rechnung eine sauber strukturierte Excel-Datei.

Schritt 1: Rechnungen hochladen

Ziehen Sie Ihre PDF- oder Bilddateien einfach per Drag-and-Drop in Suparse. Sie können eine einzelne Datei hochladen oder per Stapelverarbeitung bulk convert invoices to Excel, indem Sie Hunderte Rechnungen auf einmal bereitstellen. Tipp: Wenn eine PDF-Datei mehrere Rechnungen enthält, lesen Sie vor dem Upload, wie Sie PDFs mit mehreren Rechnungen trennen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 2: Die KI arbeiten lassen

Direkt nach dem Upload beginnt die KI mit der Verarbeitung. Es gibt keine Regeln zu konfigurieren und keine Felder einzuzeichnen. Das System liest das Dokument, erkennt die Tabellenstruktur und führt die invoice data extraction automatisch aus. Unten sehen Sie ein Beispiel: links die PDF-Rechnung, rechts die nach Excel extrahierten Daten.

Schritt 3: Fertige Excel-Datei herunterladen

Prüfen Sie die extrahierten Daten kurz. Unser System führt automatische Kontrollen durch, zum Beispiel ob die Einzelpositionen zur Gesamtsumme passen. Klicken Sie auf "Actions" und wählen Sie Excel als Download-Format.

In weniger als einer Minute erhalten Sie eine saubere, maschinenlesbare Excel-Datei und vermeiden mühsame, fehleranfällige manuelle Arbeit.

Mehr als Basis-OCR: Komplexe Rechnungen aus der Praxis verarbeiten

Reale Rechnungen sind selten sauber und einheitlich. Deshalb muss eine brauchbare Lösung mehr können als einfache Tabellen auszulesen. Suparse ist darauf ausgelegt, Ausnahmen automatisch zu verarbeiten:

• Mehrseitige Tabellen: Führt Einzelpositionen aus einer Tabelle intelligent zusammen, auch wenn sie über mehrere Seiten läuft.
• Positionsbezogene Steuern und Rabatte: Erfasst Werte, die einzelnen Einzelpositionen zugeordnet sind, nicht nur Gesamtsummen.
• Mehrzeilige Beschreibungen: Führt Beschreibungen, die über mehrere Zeilen laufen, zu einer sauberen Zelle zusammen.
• Globale Formate: Normalisiert Datumsangaben aus beliebigen Formaten, zum Beispiel 05/28/2024 oder 28-May-24, automatisch in den Standard YYYY-MM-DD und erkennt internationale Währungen.

Ihre Zeit ist zu wertvoll für Dateneingabe

Das Ziel von AP-Automatisierung ist nicht nur, Dokumente zu digitalisieren. Es geht darum, Aufgaben mit geringem Mehrwert zu beseitigen.

Der skalierbare Weg ist template-free invoice extraction, die sich an Ihre Lieferanten anpasst – nicht umgekehrt. Wenn der zeitintensivste Teil des Prozesses automatisiert ist, kann sich Ihr Team auf das konzentrieren, was zählt: Finanzanalyse, Cashflow-Management und strategische Entscheidungen. Besonders nützlich ist das bei der Datenerfassung im Einkauf.