Dane z faktur od dostawców bez ręcznego przepisywania
Nie otwieraj każdego załącznika i nie przepisuj danych faktury do firmowych rejestrów. Prześlij do Suparse wiadomości z fakturami, aby odczytać nazwę dostawcy, numer i daty faktury, kwoty oraz pozycje potrzebne zespołowi. Przy każdym wyniku zachowaj informacje o nadawcy i wiadomości — dzięki temu można sprawdzić konkretną wartość i wyjaśnić wątpliwości z dostawcą. Przejrzyj dane, wyślij je do Google Sheets albo połącz z własną aplikacją za pomocą integracji.
- Odczytuj pola faktury i jej pozycje
- Zachowuj informacje o wiadomości przy każdym wyniku
- Sprawdzaj dane przed wysłaniem ich do arkusza
Mniej przepisywania. Dane faktur gotowe do dalszej pracy.
Jedna wiadomość od dostawcy — pola faktury i wiersze z pozycjami
Od: billing@aster-works.example
Temat: Faktura za dostawę październikową
Załącznik: AW-2026-184.pdf
Odczytuj potrzebne zespołowi dane faktury wraz z jej pozycjami:
| Pole faktury | Odczytana wartość |
|---|---|
| Dostawca | Aster Works Ltd |
| Numer faktury | AW-2026-184 |
| Data wystawienia / termin płatności | 14 października 2026 / 13 listopada 2026 |
| Waluta | EUR |
| Suma częściowa | 155,00 € |
| Podatek | 31,00 € |
| Suma całkowita | 186,00 € |
| Pozycja | Ilość | Cena jednostkowa | Wartość |
|---|---|---|---|
| Kartony wysyłkowe | 20 | 7,00 € | 140,00 € |
| Etykiety kurierskie | 3 | 5,00 € | 15,00 € |
Zestaw odczytywanych pól zależy od wybranego typu dokumentu Faktura i danych dostępnych na fakturze od dostawcy. Jeśli jeden plik PDF zawiera kilka faktur, Suparse może utworzyć osobny wynik dla każdej, korzystając z wybranych pól. Więcej o wyodrębnianiu danych z faktur z innych źródeł przeczytasz na stronie wyodrębniania danych z faktur.
Obsługuj faktury według stałego procesu — od skrzynki do danych gotowych do użycia
Porządkuj przychodzące faktury, sprawdzaj kwoty i wybierz sposób przekazywania wyników do dalszej pracy zespołu.
Porządkuj przychodzące faktury
- Przetwarzaj załączniki i treść wiadomości: Odczytuj faktury z załączników, a gdy potrzebne dane znajdują się w treści e-maila, uwzględnij również samą wiadomość. Zobacz parser e-maili.
- Skup się na wiadomościach od dostawców: Ogranicz przyjmowanie e-maili w całym zespole do zatwierdzonych nadawców — konkretnych adresów dostawców lub ich domen.
- Zbieraj wyniki w jednym miejscu: Kieruj nowe wyniki z adresu e-mail dla faktur do wspólnego folderu zespołu. Jeśli potrzebujesz szerzej obsługiwać pliki PDF i obrazy, zobacz parser załączników e-mail.
Sprawdź kwoty przed ich wykorzystaniem
- Wybierz potrzebne pola: Dopasuj pola faktury i tabele z pozycjami do firmowych rejestrów, uwzględniając dane potrzebne do dalszej obsługi.
- Kontroluj wymagane dane i sumy: Skonfiguruj sprawdzanie obecności pól, takich jak numer faktury, oraz zależności między wartościami, np. czy suma częściowa i podatek dają kwotę całkowitą.
- Zapewnij osobie weryfikującej pełny obraz: Porównaj źródłową fakturę z odczytanymi polami i pozycjami, wprowadź korekty i sfinalizuj wynik, gdy proces wymaga kontroli człowieka.
Wykorzystaj dane z faktur w dalszej pracy
- Prowadź aktualny rejestr faktur: Skonfiguruj automatyczne przesyłanie do Google Sheets po ekstrakcji, walidacji lub weryfikacji. Zobacz też opis faktur w Google Sheets, poświęcony rejestrowi faktur.
- Połącz dane z własną aplikacją: Wykorzystaj webhooki dokumentów i własną integrację, aby przekazywać zakończone wyniki do używanych narzędzi i uruchamiać działania wybrane przez zespół.
- Wspieraj szerszy proces finansowy: Włącz uporządkowane dane z faktur do procesu ich przyjmowania i weryfikacji. Zobacz automatyzację obsługi zobowiązań.
Sprawdź fakturę i odczytane wartości w jednym widoku
Porównaj numer faktury Re-172/2025 w źródłowym PDF-ie z odczytaną wartością po prawej. Przed sfinalizowaniem wyniku sprawdź w tym samym widoku dane dostawcy i klienta.
Pytania o odczytywanie faktur z e-maili
Jakie dane Suparse może odczytać z e-maila z fakturą?
Wybrany typ dokumentu Faktura określa pola i tabele do odczytu, takie jak dane dostawcy, numer i data faktury, termin płatności, waluta, suma częściowa, podatek, suma całkowita i pozycje. Suparse odczytuje te informacje z treści wiadomości lub obsługiwanych załączników, jeśli są w nich dostępne.
Czy jeden załącznik e-mail może zawierać kilka faktur?
Tak. Suparse może rozdzielić faktury w połączonym pliku PDF i utworzyć osobny wynik dla każdej z nich, korzystając z wybranych pól i tabel faktury. Nie musisz wcześniej zapisywać każdej faktury jako osobnego pliku.
Czy mogę przetwarzać jednocześnie treść e-maila i załączniki z fakturami?
Tak. Możesz wybrać treść wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba źródła. Są przetwarzane osobno, a nie łączone w jedną fakturę. Jeśli wiadomość zawiera tylko tekst „w załączeniu”, przetwarzanie samych załączników pozwala pominąć tę informację w wynikach faktury.
Czy możemy sprawdzać wartości faktur przed wysłaniem ich do Google Sheets?
Tak. Ustaw dostarczanie po sfinalizowaniu wyniku przez osobę weryfikującą, aby członek zespołu mógł wcześniej sprawdzić i poprawić odczytane wartości. Wyniki z adresu e-mail typu dokumentu Faktura są automatycznie oznaczane jako zatwierdzone podczas przetwarzania, ale ten status nie oznacza, że ktoś sprawdził wartości. Finalizacja przez weryfikatora zapewnia osobną kontrolę człowieka przed wysłaniem danych do arkusza.
Czy Suparse może porównywać faktury z zamówieniami lub zatwierdzać płatności?
Skonfigurowana walidacja sprawdza wartości w obrębie jednej faktury, takie jak wymagane pola i wybrane sumy. Porównanie z osobnym zamówieniem zakupu lub dokumentem potwierdzającym odbiór, podjęcie decyzji o zatwierdzeniu faktury i zapłata dostawcy pozostają częścią procesu zespołu albo własnej integracji.
Czy możemy ograniczyć, kto wysyła faktury na adresy Suparse naszego zespołu?
Tak. Administratorzy zespołu mogą ograniczyć przyjmowanie e-maili do zatwierdzonych adresów dostawców lub domen. Zasada obowiązuje dla wszystkich adresów e-mail zespołu, a reguła blokująca ma pierwszeństwo, gdy nadawca pasuje jednocześnie do reguły dozwolonej i blokującej.
Czy dane z faktur mogą trafiać do naszej aplikacji finansowej?
Tak. Webhooki dokumentów mogą przekazywać aktualizacje dotyczące przetwarzania i odczytane wyniki do własnej integracji. Integracja mapuje dane na pola w aplikacji i decyduje o kolejnym działaniu. Samo zakończenie przetwarzania nie oznacza, że wynik przeszedł walidację lub został zatwierdzony przez weryfikatora, dlatego zastosuj kontrole wymagane w procesie finansowym zespołu.
Uprość obsługę kolejnej faktury od dostawcy
Załóż konto Suparse i zacznij od wiadomości z fakturą, którą zespół regularnie otrzymuje. Odczytaj potrzebne pola i pozycje, sprawdź wynik i ogranicz ręczne przepisywanie danych po każdej wiadomości.
Załóż konto i przetwarzaj faktury z e-maili