Zamień e-maile od klientów w rejestr zamówień, z którego korzysta Twój zespół
Przestań ręcznie przepisywać numery zamówień, terminy dostaw i ilości z e-maili klientów do arkusza. Suparse odczytuje te dane z treści wiadomości i załączonych zamówień zakupu, tworząc uporządkowane wyniki, które zespół sprzedaży może sprawdzić i wyszukać. Wyniki po sprawdzeniu możesz wysyłać do Google Sheets, a własną integracją przekazywać dane do używanej aplikacji. Gdy klient pyta o zamówienie, sięgnij po jego rekord zamiast przeszukiwać długi wątek e-mailowy.
- Dane zamówienia i jego pozycje w jednym wyniku
- Sprawdź dane przed przekazaniem ich do arkusza
- Wyszukuj zamówienia po zapisanym numerze
Mniej ręcznego wprowadzania zamówień. Więcej przejrzystych danych dla zespołu.
Zbieraj dane potrzebne do obsługi zamówień
Obsługuj przychodzące zamówienia w jednym procesie, wybierz potrzebne pola i sprawdzaj wyniki przed ich przekazaniem.
Zbieraj e-maile z zamówieniami w jednym miejscu
- Zachowaj dotychczasowy kanał kontaktu z klientami: Przekieruj wiadomości ze swojej skrzynki na dedykowany adres Suparse lub poproś klientów o wysyłanie zamówień bezpośrednio na ten adres.
- Przetwarzaj otrzymywane materiały: Odczytuj dane z treści wiadomości, obsługiwanych załączników albo obu źródeł. Zobacz, jak działa parser e-maili.
- Uporządkuj przyjmowanie zamówień: Przyjmuj wiadomości od zatwierdzonych nadawców i umieszczaj nowe wyniki we wspólnym folderze zamówień.
Zapisuj pola zamówienia i jego pozycje
- Zachowaj kontekst zamówienia: Odczytuj numer zamówienia, identyfikator klienta lub konta, dane adresowe dostawy i oczekiwany termin dostawy.
- Uwzględnij szczegóły pozycji: Wyodrębniaj powtarzające się wiersze z kodem SKU, opisem, ilością, ceną jednostkową i wartością pozycji.
- Wybierz własne pola: Zdefiniuj ustawienia ekstrakcji wielokrotnego użytku dzięki niestandardowemu przetwarzaniu dokumentów lub poznaj ekstrakcję danych z e-maili do JSON, aby zapisywać dane zamówienia w uporządkowanym formacie.
Sprawdź dane przed przekazaniem ich dalej
- Sprawdź cały wynik: Przejrzyj pola zamówienia i jego pozycje, popraw wyodrębnione wartości i sfinalizuj wynik po zakończeniu weryfikacji.
- Wyjaśnij niejasne dane: Daj współpracownikowi możliwość sprawdzenia niejednoznacznego kodu SKU lub terminu dostawy, zanim wynik trafi do wspólnego rejestru.
- Uwzględnij weryfikację przez człowieka: Jeśli wymaga tego proces, ustaw automatyczne dostarczanie do Google Sheets tak, by następowało dopiero po sprawdzeniu i sfinalizowaniu wyniku przez osobę weryfikującą.
Od e-maila klienta do pól zamówienia i jego pozycji
Zamówienia zawarte w treści e-maila i w załączonym dokumencie można przetwarzać z użyciem tych samych pól zdefiniowanych przez zespół. Każde źródło tworzy osobny wynik, który można sprawdzić i dodać do rejestru.
Zamówienie w treści e-maila
Temat: Nowe zamówienie ORD-1048
Klient: Example Retail Co. (AC-204)
Adres dostawy: Portland, OR
Oczekiwany termin dostawy: 4 listopada 2026 r.
Proszę wysłać 6 kartonów papieru A4 (SKU A4-PAPER, $24.00 za karton, wartość pozycji $144.00) oraz 2 czarne tonery (SKU TONER-BLK, $68.50 za sztukę, wartość pozycji $137.00).
Zamówienie z załączonego dokumentu
Plik:
ORD-1052.pdf
Klient: Sample Office Supply (AC-318)
Adres dostawy: Austin, TX
Oczekiwany termin dostawy: 7 listopada 2026 r.
Pozycje zamówienia: 12 teczek na dokumenty (SKU FOLDER-LTR, $3.40 za sztukę, wartość pozycji $40.80); 4 rolki etykiet (SKU LABEL-ROLL, $8.25 za sztukę, wartość pozycji $33.00).
Ceny podano w USD.
| Źródło | Numer zamówienia | ID klienta | Adres dostawy / termin dostawy | SKU | Ilość | Cena jednostkowa | Wartość pozycji |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Treść e-maila | ORD-1048 | AC-204 | Portland, OR / 4 lis 2026 | A4-PAPER | 6 | $24.00 | $144.00 |
| Treść e-maila | ORD-1048 | AC-204 | Portland, OR / 4 lis 2026 | TONER-BLK | 2 | $68.50 | $137.00 |
| Załączone zamówienie | ORD-1052 | AC-318 | Austin, TX / 7 lis 2026 | FOLDER-LTR | 12 | $3.40 | $40.80 |
| Załączone zamówienie | ORD-1052 | AC-318 | Austin, TX / 7 lis 2026 | LABEL-ROLL | 4 | $8.25 | $33.00 |
Rejestr może zawierać jeden rekord dla całego zamówienia wraz z jego pozycjami albo powtarzać ogólne dane zamówienia przy każdej pozycji w jednej karcie danych.
Przekaż dane o zamówieniach do kolejnego etapu
Prowadź wspólny rejestr, wyszukuj wcześniejsze zamówienia lub połącz dane z aplikacją używaną przez zespół.
Dbaj o aktualność rejestru zamówień
- Automatycznie przekazuj wyniki po weryfikacji: Skorzystaj z automatycznego eksportu do Google Sheets, aby dodawać do arkusza wyniki sprawdzone i sfinalizowane przez osobę weryfikującą. Wybierz osobne karty na dokumenty i pozycje lub jedną wspólną kartę danych.
Znajdź zamówienie, o które pyta klient
- Wyszukuj zapisane dane: Znajdź zamówienie po jego numerze lub innej wyodrębnionej wartości, a następnie otwórz wynik i sprawdź pozycje. Więcej o tym, jak przechowywać zamówienia w jednym miejscu i wyszukiwać wyodrębnione dane.
Połącz własną aplikację biznesową
- Ogranicz ręczne przekazywanie danych: Wykorzystaj webhooki dokumentów i własną integrację, aby przekazywać do aplikacji wyniki zakończonej ekstrakcji. Integracja określa dalsze kontrole i działania biznesowe.
Pytania o odczytywanie zamówień z e-maili
Czy Suparse może odczytywać zamówienia z treści e-maila i załączonych zamówień zakupu?
Tak. Możesz przetwarzać treści wiadomości, obsługiwane załączniki albo oba źródła. Wysyłaj zamówienia na dedykowany adres Suparse lub przekieruj tam wiadomości ze swojej skrzynki. Każde przetworzone źródło ma osobny wynik — dane z treści e-maila i załącznika nie są automatycznie łączone w jedno zamówienie.
Czy możemy wybrać pola i pozycje zamówienia, które będą wyodrębniane?
Tak. Zdefiniuj pola wielokrotnego użytku dla numerów zamówień, danych klienta, informacji o dostawie i innych wartości potrzebnych w Twoim procesie. Dodaj powtarzające się pola tabeli dla kodów SKU, opisów, ilości, cen jednostkowych i wartości pozycji.
Czy do Google Sheets możemy wysyłać wyłącznie wyniki sprawdzone przez człowieka?
Tak. Automatyczne dostarczanie danych do Google Sheets może zaczekać, aż osoba z zespołu sprawdzi i poprawi wyodrębnione wartości, a następnie sfinalizuje wynik. Wybierz osobne karty na dokumenty i pozycje albo jeden wspólny układ rejestru.
Czy możemy znaleźć wcześniejsze zamówienie po jego numerze?
Tak, jeśli numer zamówienia został wyodrębniony. Wyszukaj go lub inną zapisaną wartość, aby znaleźć dokument i jego pozycje. Wyszukiwanie obejmuje wyodrębnione pola i tabele, a nie każde słowo w pierwotnej wiadomości czy załączniku.
Czy Suparse może porównać zamówienie z naszym cennikiem i przyjąć je do realizacji?
Skonfigurowana walidacja może sprawdzać wymagane wartości lub sumy w obrębie dokumentu. Porównanie zamówienia z osobnym cennikiem lub kartoteką klienta, jego przyjęcie i decyzja o realizacji pozostają po stronie Twojego zespołu lub własnej integracji.
Czy dane o zamówieniach możemy przekazywać do własnego systemu sprzedaży?
Tak. Webhooki dokumentów mogą przekazywać wyniki zakończonej ekstrakcji do własnej integracji, która mapuje dane na pola Twojego systemu. Zakończenie przetwarzania nie oznacza pomyślnej walidacji ani sprawdzenia i zatwierdzenia wyniku przez osobę weryfikującą, dlatego integracja powinna wykonać kontrole wymagane w procesie obsługi zamówień.
Czy rozwiązanie sprawdzi się przy zamówieniach zakupu i zamówieniach przesyłanych w e-mailach?
Tak. Załączone zamówienie zakupu od klienta może dostarczyć pola i pozycje do rejestru sprzedaży. Więcej o tym sposobie ekstrakcji przeczytasz na stronie OCR zamówień zakupu. Proces zakupowy po stronie Twojej firmy, obejmujący wybór dostawców, zakupy i akceptacje, opisuje automatyzacja zakupów.
Zapisuj kolejne zamówienia klientów we wspólnym rejestrze
Załóż konto Suparse i zacznij od wiadomości klienta lub załączonego zamówienia zakupu. Wybierz potrzebne pola, sprawdź wyniki i ogranicz ręczne przepisywanie danych o zamówieniach.
Załóż konto i zbieraj dane z zamówień