Gemischte Dokumente verarbeiten, ohne sie vorher zu sortieren
Geschäftsdokumente kommen selten vorsortiert an. Ein einzelnes PDF kann fünf Rechnungen, drei Kontoauszüge und eine Energierechnung enthalten – jeweils mit anderen Angaben, die Sie erfassen möchten. Mit Suparse Autopilot laden Sie das PDF am Stück hoch: Suparse trennt die Dokumente, erkennt ihre Typen und extrahiert mithilfe eines passenden Dokumenttyps die definierten Felder und Tabellen, sofern ein solcher verfügbar ist. Für jedes Dokument erhalten Sie ein separates Ergebnis, das Sie prüfen und weiterverwenden können. Hinterlegen Sie die benötigten Felder für wiederkehrende Dokumenttypen, damit auch künftige Stapel nach denselben Vorgaben verarbeitet werden.
- Dokumente nicht mehr manuell sortieren
- Die passenden Felder je Dokumenttyp erfassen
- Jedes Dokument einzeln prüfen
Weniger Zeit für die Dokumentvorbereitung, mehr Zeit für die Datennutzung
Vom gemischten Eingang zu Ergebnissen für Ihr Team
Verbinden Sie die automatische Sortierung mit den benötigten Feldern und einem separaten Ergebnis für jedes Dokument.
Dokumente gemeinsam übermitteln
- Ein PDF, mehrere Dokumente: Laden Sie eine Sammel-PDF hoch und erhalten Sie für jedes enthaltene Dokument ein separates Ergebnis. Sie müssen Rechnungen oder Kontoauszüge nicht selbst einzeln trennen und benennen. Mehr zur automatischen Dokumententrennung.
- Verschiedene Dokumenttypen: Verarbeiten Sie Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und weitere Geschäftsdokumente gemeinsam – mit dem jeweils passenden Dokumenttyp, sofern verfügbar.
- Dokumente aus E-Mails: Verarbeiten Sie Anhänge, Nachrichtentexte oder beides, ohne jede Datei vorher herunterzuladen. Mehr zur E-Mail-Verarbeitung.
Die passenden Angaben erfassen
- Rechnungsdaten: Nutzen Sie die gespeicherten Rechnungsfelder und die Tabelle für Positionen, um die Informationen zu erfassen, die Ihre Kreditorenbuchhaltung benötigt.
- Umsätze im Kontoauszug: Verwenden Sie die dafür vorgesehenen Felder und Tabellen, damit Kontoauszüge die für Ihre Prüfung benötigten Konto- und Umsatzdaten liefern.
- Eigene Anforderungen an Dokumente: Legen Sie wiederverwendbare Felder und Tabellen für Belege, Energierechnungen oder andere regelmäßig eingehende Dokumente fest – mit der individuellen Dokumentenverarbeitung.
Mit jedem Ergebnis weiterarbeiten
- Einzelne Datensätze: Öffnen und prüfen Sie jedes Dokument und die extrahierten Daten separat, auch wenn mehrere Dokumente in derselben PDF eingegangen sind.
- Einheitliche Felder: Verwenden Sie für wiederkehrende Abläufe denselben gespeicherten Dokumenttyp, damit Ihr Team bei passenden Dokumenten die erwarteten Angaben erhält.
- Ein durchgängiger Eingangsprozess: Verbinden Sie Klassifizierung, Trennung und Extraktion mit der Autopilot-Dokumentenextraktion oder informieren Sie sich über die digitale Poststelle für gemeinsam eingehende Dokumente.
Legen Sie fest, wie unbekannte Dokumente behandelt werden
Sie können die Verarbeitung auf die bereits definierten Dokumenttypen Ihres Teams beschränken oder Datei-Uploads für ein breiteres Spektrum eingehender Dokumente öffnen. Ein gespeicherter Dokumenttyp legt fest, welche Felder und Tabellen Sie erfassen möchten – zum Beispiel Rechnungsnummern und Positionen oder Kontodaten und Umsätze.
| So gehen Ihre Dokumente ein | Verfügbare Dokumenttypen | Was bei einem unbekannten Dokument geschieht |
|---|---|---|
| Datei-Autopilot mit aktivierter Option „Use only workspace document types“ | Nur die in Ihrem Arbeitsbereich gespeicherten Typen | Ein Dokument ohne passenden Typ kann zur Prüfung weitergeleitet werden. Es wird nicht automatisch ein neuer Typ angelegt. |
| Datei-Autopilot mit deaktivierter Option (Standardeinstellung) | Ihre gespeicherten Typen und gemeinsam bereitgestellte Suparse-Typen | Suparse kann für Sie einen neuen, wiederverwendbaren Dokumenttyp anlegen und speichern. |
| E-Mail-Autopilot | Standardmäßig Ihre gespeicherten Typen; gemeinsam bereitgestellte Suparse-Typen können zusätzlich eingeschlossen werden | Ein Dokument ohne passenden Typ wird zur Prüfung weitergeleitet. Der E-Mail-Autopilot legt nicht automatisch neue Typen an. |
Nutzen Sie Ihre gespeicherten Typen, wenn eingehende Dokumente einem abgestimmten Feldsatz folgen sollen. Lassen Sie bei Datei-Uploads zusätzliche Typen zu, wenn Sie auch unbekannte Dokumente verarbeiten möchten.
Fragen zur KI-Dokumentenklassifizierung
Was bedeutet KI-gestützte Dokumentenklassifizierung?
Sie erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt – etwa um eine Rechnung, einen Beleg oder einen Kontoauszug. In Suparse hilft das dabei, den passenden Dokumenttyp mit seinen gespeicherten Feldern und Tabellen auszuwählen, damit jedes Dokument die benötigten Informationen liefert.
Kann ich ein PDF mit Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Dokumenten hochladen?
Ja. Mit Suparse Autopilot können Sie mehrere Dokumente gemeinsam in einem PDF hochladen. Beispielsweise lassen sich fünf Rechnungen, drei Kontoauszüge und eine Energierechnung voneinander trennen und als einzelne Dokumente verarbeiten. Für jedes Dokument erhalten Sie ein eigenes Ergebnis; sofern verfügbar, wird dafür der passende Dokumenttyp verwendet. Wenn kein Typ verfügbar ist, legen Ihre Einstellungen für den Eingang fest, ob ein neuer Typ angelegt werden kann oder das Dokument zur Prüfung geht.
Muss ich meine Dokumente vor dem Upload sortieren oder trennen?
Sie müssen die Dokumente vor der Verarbeitung mit Autopilot weder manuell nach Typ sortieren noch eine Sammel-PDF aufteilen. Suparse trennt die Dokumente, erkennt ihre Typen und extrahiert die Daten. Anschließend können Sie jedes Ergebnis einzeln prüfen.
Kann ich festlegen, welche Felder je Dokumenttyp extrahiert werden?
Ja. Speichern Sie einen Dokumenttyp mit den Feldern und Tabellen, die Ihr Team benötigt. Ihr Rechnungstyp kann zum Beispiel Lieferantendaten und Rechnungspositionen enthalten, während Ihr Kontoauszugstyp Kontodaten und Umsätze erfasst. Bei künftigen Stapeln verwenden passende Dokumente dieselbe Konfiguration.
Was geschieht, wenn ein Dokument keinem meiner gespeicherten Typen entspricht?
Bei Datei-Uploads kann Autopilot standardmäßig gemeinsam bereitgestellte Suparse-Typen verwenden und für ein nicht zugeordnetes Dokument einen neuen, wiederverwendbaren Typ im Arbeitsbereich anlegen. Wenn Sie „Use only workspace document types“ aktivieren, können nicht zugeordnete Dokumente stattdessen zur Prüfung weitergeleitet werden. Der E-Mail-Autopilot leitet sie zur Prüfung weiter und legt nicht automatisch neue Typen an.
Kann Suparse Dokumente aus E-Mails klassifizieren?
Ja. Der E-Mail-Autopilot kann Nachrichtentexte, Anhänge oder beides verarbeiten und Dokumente den in Ihrem Arbeitsbereich gespeicherten Typen zuordnen. Bei Bedarf können Sie auch gemeinsam bereitgestellte Suparse-Typen einschließen. Jedes Dokument wird mit den passenden Feldern und Tabellen verarbeitet; nicht zugeordnete Dokumente werden zur Prüfung weitergeleitet.
Starten Sie mit den gemischten Dokumenten, die Ihr Team täglich erhält
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto, laden Sie einen repräsentativen Stapel hoch und prüfen Sie die einzelnen Ergebnisse. Speichern Sie wiederkehrende Dokumenttypen, damit sich der nächste Stapel leichter verarbeiten lässt.
Jetzt mit der Klassifizierung starten