Aus einer gebündelten PDF werden separate Extraktionsergebnisse
Ein Lieferant schickt mehrere Rechnungen in einer PDF. Ein Kunde sendet einen Scan mit Belegen, Kontoauszügen und einer Energierechnung. Sie benötigen die Daten aus jedem Dokument, ohne die Datei erst Seite für Seite zu öffnen, zu sortieren und einzelne PDFs zu speichern. Suparse trennt die Dokumente, hält zusammengehörige Seiten beisammen und extrahiert die Daten für jedes Dokument in ein eigenes Ergebnis. Verarbeiten Sie mehrere Rechnungen mit denselben Feldern oder lassen Sie Autopilot Dokumente verschiedener Typen verarbeiten. Ihr Team kann jedes Dokument einzeln prüfen und die Daten direkt weiterverwenden, ohne die Dateien vorher aufzubereiten.
- PDFs nicht mehr manuell aufteilen
- Mehrseitige Dokumente bleiben zusammen
- Ein Ergebnis pro Dokument
Von der PDF-Aufbereitung direkt zur Arbeit mit den Daten
Verarbeiten Sie die PDFs, die Ihr Team tatsächlich erhält
Bearbeiten Sie wiederkehrende Rechnungen, gemischte Kundenunterlagen und PDF-Anhänge aus E-Mails, ohne Dokumente von Hand zu trennen.
Mehrere Rechnungen in einer PDF
- Den kompletten Stapel hochladen: Laden Sie eine PDF mit mehreren Rechnungen hoch. Für jede Rechnung entsteht ein eigener Dokumenteintrag mit eigenem Extraktionsergebnis.
- Einheitliche Angaben erfassen: Verwenden Sie im gesamten Stapel dieselben Rechnungsfelder und dieselbe Positionstabelle. Erfahren Sie mehr zu Rechnungs-OCR und Rechnungspositionen.
- Wiederkehrende Arbeit vereinfachen: Verarbeiten Sie die nächste Sammel-PDF mit Rechnungen auf dieselbe Weise. Die Anleitung zum Aufteilen einer PDF mit mehreren Rechnungen zeigt den Einstieg.
Verschiedene Dokumente in einem Scan
- Das gesamte Paket hochladen: Laden Sie mit der Autopilot-Extraktion eine PDF mit Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und weiteren Dokumenten hoch.
- Relevante Daten je Dokument erfassen: Extrahieren Sie Rechnungspositionen und Kontoumsätze mit den jeweils passenden Feldern und Tabellen. Erfahren Sie mehr zur Dokumentenklassifizierung.
- Auch umfangreiche Pakete verarbeiten: Sie müssen für einen langen Scan nicht jedes Dokument als separate Datei vorbereiten. Sehen Sie sich das Beispiel einer gemischten 100-Seiten-PDF an.
Gebündelte PDFs, die per E-Mail eingehen
- Herunterladen und Aufteilen sparen: Verarbeiten Sie einen PDF-Anhang mit mehreren Dokumenten direkt über Ihre Suparse-E-Mail-Adresse.
- Gleichartige und gemischte Unterlagen abdecken: Nutzen Sie bei wiederkehrenden Rechnungsanhängen Ihren gespeicherten Rechnungstyp oder bei verschiedenen Dokumenttypen den E-Mail-Autopiloten.
- E-Mail-Anhänge in denselben Ablauf integrieren: Verarbeiten Sie eingehende Dateien mit dem Parser für E-Mail-Anhänge als einzelne Dokumentergebnisse.
Eine PDF mit fünf Seiten, drei nutzbare Ergebnisse
Eine Rechnung auf den Seiten 1–2, ein Beleg auf Seite 3 und ein Kontoauszug auf den Seiten 4–5 werden zu einzelnen Dokumenten, jeweils mit eigenen extrahierten Daten.
Die vollständige Rechnung prüfen
- Beide Seiten zusammenhalten: Prüfen Sie die Rechnung als ein Dokument, einschließlich der Angaben, die auf der zweiten Seite fortgesetzt werden.
- Rechnungsdaten nutzen: Arbeiten Sie mit den Lieferantendaten, der Rechnungsnummer, den Summen und Positionen, die anhand Ihres Rechnungstyps erfasst wurden.
- Mit der Quelle abgleichen: Beim Prüfen des Ergebnisses sehen Sie, welche Seiten der ursprünglichen PDF zur Rechnung gehören.
Den Beleg separat bearbeiten
- Einen eigenen Eintrag erhalten: Öffnen Sie den Beleg direkt, ohne sich dafür durch die Rechnung und den Kontoauszug im selben Paket zu arbeiten.
- Belegdaten erfassen: Nutzen Sie die für Ihren Belegtyp festgelegten Felder, um die Informationen für Ihre Spesenabrechnung zu erfassen.
- Unabhängig prüfen: Kontrollieren Sie die extrahierten Werte des Belegs unabhängig von den anderen Dokumenten.
Den vollständigen Kontoauszug nutzen
- Die Seiten zusammenhalten: Verarbeiten Sie die Seiten 4–5 als einen Kontoauszug statt als zwei voneinander getrennte Seiten.
- Konto- und Umsatzdaten nutzen: Erhalten Sie ein separates Ergebnis für den Kontoauszug mit den für diesen Dokumenttyp festgelegten Feldern und Tabellen.
- Daten in eine Tabelle übernehmen: Exportieren Sie die extrahierten Ergebnisse zur Analyse. Erfahren Sie mehr über PDF-Daten in Google Sheets.
Fragen zur automatischen Dokumententrennung
Was bedeutet automatische Dokumententrennung?
Bei der automatischen Dokumententrennung werden die Dokumente innerhalb einer PDF voneinander getrennt, damit Sie jedes einzeln verarbeiten können. Suparse legt für jedes Dokument einen eigenen Eintrag mit Extraktionsergebnis an. Mehrseitige Dokumente bleiben zusammen, und jedes Ergebnis ist mit den zugehörigen Seiten in der ursprünglichen PDF verknüpft.
Kann ich mehrere Rechnungen in einer PDF verarbeiten?
Ja. Laden Sie die gebündelte PDF hoch und wählen Sie Ihren Dokumenttyp für Rechnungen. Suparse trennt die Rechnungen und verwendet für jede dieselben Felder und Tabellen. So erhalten Sie einzelne Rechnungsergebnisse, ohne die Quelldatei vorher aufzuteilen.
Kann eine PDF Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und weitere Dokumenttypen enthalten?
Ja. Mit Autopilot trennt Suparse die Dokumente, erkennt ihre Typen und extrahiert die Daten mit den jeweils passenden Feldern und Tabellen. So können beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge und eine Energierechnung jeweils ein eigenes Ergebnis erhalten, das Sie einzeln prüfen können. Für bisher unbekannte Dokumenttypen kann Autopilot außerdem wiederverwendbare Extraktionseinstellungen erstellen oder die Verarbeitung auf die Dokumenttypen beschränken, die Ihr Team bereits festgelegt hat.
Bleiben mehrseitige Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen?
Suparse erkennt, welche Seiten zu einem Dokument gehören, sodass eine mehrseitige Rechnung oder ein Kontoauszug als ein Eintrag verarbeitet werden kann. Jedes Ergebnis enthält den Seitenbereich in der ursprünglichen PDF. So können Sie die extrahierten Angaben mit der Quelle abgleichen.
Kann Suparse einen PDF-Anhang aus einer E-Mail aufteilen?
Ja. Ein PDF-Anhang mit mehreren Dokumenten kann über den E-Mail-Eingang getrennt und verarbeitet werden. Für Anhänge mit gleichartigen Unterlagen verwenden Sie einen gespeicherten Dokumenttyp; bei unterschiedlichen Dokumenttypen eignet sich der E-Mail-Autopilot.
Kann ich jedes Dokument als separate PDF herunterladen?
Suparse stellt einzelne Dokumenteinträge und extrahierte Daten bereit, aber keine separaten PDF-Downloads. Sie können das Ergebnis und den Seitenbereich jedes Dokuments prüfen, auf die ursprüngliche PDF zugreifen und die extrahierten Daten als XLSX, CSV oder JSON exportieren.
Kann ich mehrere gebündelte PDFs gleichzeitig hochladen?
Ja. Sie können mehrere Dateien gemeinsam hochladen. Jede PDF bleibt eine eigene Quelldatei, und Suparse trennt die darin enthaltenen Dokumente jeweils innerhalb dieser Datei. Sie müssen die PDFs weder zusammenführen noch die enthaltenen Dokumente vor dem Upload manuell aufteilen.
Verarbeiten Sie Ihre nächste gebündelte PDF direkt
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto und laden Sie eine PDF hoch, die Ihr Team regelmäßig erhält. Sie bekommen separate Dokumentergebnisse und die benötigten Daten, ohne die Datei von Hand aufzuteilen.
Jetzt Konto erstellen und PDF aufteilen