Machen Sie eingehende Geschäftsdokumente für Ihr ganzes Team nutzbar
Rechnungen, Einkaufsbestellungen und Versanddokumente gehen über den Tag verteilt ein. Ihr Team muss sie sortieren, wichtige Angaben erfassen und weitergeben. Mit Suparse laufen E-Mails und Datei-Uploads in einem gemeinsamen Teamprozess zusammen. Erfassen Sie die benötigten Felder und Positionen, finden Sie Dokumente anhand der Angaben, die Sie kennen, und prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie sie weiterverwenden. Halten Sie Ihr Register in Google Sheets automatisch aktuell oder übergeben Sie die Daten über eine individuelle Integration an Ihre eigene Anwendung.
- Dokumente per E-Mail und Datei-Upload verarbeiten
- Dokumente im Team finden und prüfen
- Erfasste Daten in den nächsten Arbeitsschritt übergeben
Weniger sortieren und übertragen. Mehr Zeit für die nächsten Aufgaben.
Von eingehenden Dokumenten zu den Informationen, die Ihr Team braucht
Nehmen Sie Unterlagen entgegen, bearbeiten Sie jeden Vorgang und entscheiden Sie, wie die Daten in den nächsten Arbeitsschritt gelangen.
Eingehende Dokumente zusammenführen
- E-Mails verarbeiten, ohne jede Datei herunterzuladen: Senden Sie Dokumente an eigens eingerichtete Team-E-Mail-Adressen und erfassen Sie Daten aus dem Nachrichtentext, den Anhängen oder beidem. Mehr dazu erfahren Sie über den E-Mail-Parser.
- Bekannte und gemischte Unterlagen verarbeiten: Nutzen Sie Ihre gespeicherten Rechnungsfelder für regelmäßig eingehende Lieferantendokumente. Bei E-Mails und Dateien mit unterschiedlichen Dokumenttypen kann Autopilot die passende Extraktion übernehmen.
- Den Dokumenteneingang gezielt organisieren: Lassen Sie nur E-Mails von freigegebenen Absendern zu und ordnen Sie neue Ergebnisse aus einer E-Mail-Adresse einem ausgewählten Teamordner zu. So findet Ihr Team die Dokumente von Anfang an geordnet vor.
Dokumente finden und prüfen
- Mit einzelnen Ergebnissen arbeiten: Mit der Dokumententrennung lässt sich ein PDF mit Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen in einzelne Dokumente aufteilen. Die Dokumentenklassifizierung bestimmt, welche Felder für den jeweiligen Typ verwendet werden.
- Die gesuchte Angabe schnell finden: Suchen Sie nach erfassten Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Beträgen oder Positionsbeschreibungen. Mit Dokumentenorganisation und Suche grenzen Sie Ergebnisse nach Ordner oder gemeinsamem Upload ein.
- Werte vor der Weiterverwendung prüfen: Öffnen Sie ein Rechnungsergebnis und prüfen Sie Lieferant, Gesamtbetrag und Positionen. Korrigieren Sie erfasste Werte und schließen Sie die Prüfung ab, wenn Ihr Prozess eine Kontrolle durch Mitarbeitende vorsieht.
Daten in den nächsten Arbeitsschritt übergeben
- Eine gemeinsame Übersicht aktuell halten: Mit dem automatischen Google-Sheets-Export legen Sie für jeden Dokumenttyp eine Tabelle an. Je nach Ablauf werden neue Ergebnisse nach der Extraktion, der Validierung oder der Prüfung ergänzt.
- Eigene Anwendungen anbinden: Nutzen Sie Dokumenten-Webhooks und eine individuelle Integration, um Ergebnisse in die Anwendungen und Geschäftsprozesse Ihres Teams zu übernehmen.
- Wiederkehrende Mandantenarbeit unterstützen: Organisieren Sie eingehende Unterlagen und nutzen Sie die erfassten Daten in den monatlichen Abläufen Ihrer Kanzlei. Mehr zu diesem Prozess erfahren Sie unter Automatisierung der Buchhaltung.
Häufige Fragen zur Automatisierung des digitalen Dokumenteneingangs
Was bedeutet die Automatisierung des digitalen Dokumenteneingangs?
Sie wandelt eingehende Geschäftsdokumente in Informationen um, mit denen Ihr Team weiterarbeiten kann. Mit Suparse nimmt Ihr Team Dokumente per E-Mail oder Datei-Upload entgegen, erfasst Felder und Tabellen, organisiert und prüft die Ergebnisse und übergibt die Daten an Google Sheets oder über eine individuelle Integration an die eigene Anwendung.
Kann unser Team Rechnungen, Einkaufsbestellungen und Versanddokumente in einem Ablauf verarbeiten?
Ja. Für wiederkehrende Unterlagen verwenden Sie gespeicherte Dokumenttypen, für gemischte Eingänge Autopilot. Für jeden Dokumenttyp legen Sie fest, welche Felder und Tabellen erfasst werden. So entstehen passende Ergebnisse für Rechnungen, Einkaufsbestellungen und Versanddokumente, statt dass für alle Dokumentarten dieselben Felder gelten.
Was passiert, wenn ein PDF mehrere Dokumente enthält?
Suparse kann die Dokumente trennen und jedes als eigenen Datensatz verarbeiten. Ein PDF mit fünf Rechnungen, drei Kontoauszügen und einer Energierechnung kann so einzelne Ergebnisse liefern, die Ihr Team separat öffnen und prüfen kann. Autopilot erkennt die Dokumenttypen und verwendet die passenden Extraktionseinstellungen.
Können wir festlegen, welche E-Mails verarbeitet werden und wo die Ergebnisse abgelegt werden?
Ja. Teamadministratoren können den E-Mail-Eingang auf freigegebene Absender beschränken und einen Teamordner für Ergebnisse festlegen, die über eine E-Mail-Adresse eingehen. Für wiederkehrende Dokumente nutzen Sie eine eigene Adresse, für gemischte Unterlagen eine Autopilot-Adresse. Unbekannte Dokumente ohne passenden Typ werden zur Prüfung vorgelegt.
Wie finden Kolleginnen und Kollegen ein bereits verarbeitetes Dokument?
Teammitglieder können gemeinsame Ordner durchsuchen oder nach Text und Zahlen suchen, die in Dokumentfeldern und Tabellen einschließlich einzelner Positionen erfasst wurden. Außerdem können sie Ergebnisse nach gemeinsam hochgeladenen Dateien filtern. Die Suche berücksichtigt die extrahierten Daten. Die Angabe, nach der Sie suchen, muss also erfasst worden sein.
Können wir die erfassten Werte prüfen, bevor sie in unserer Tabelle erscheinen?
Ja. Sie können den automatischen Google-Sheets-Export so einstellen, dass Ergebnisse erst übertragen werden, wenn sie die für den Dokumenttyp festgelegten Validierungsregeln erfüllen oder eine prüfende Person die Werte kontrolliert und das Ergebnis finalisiert hat. Wenn Ihr Team alle verarbeiteten Vorgänge fortlaufend erfassen möchte, können die Ergebnisse auch direkt nach der Extraktion übertragen werden.
Kann Suparse Ergebnisse an unsere interne Geschäftsanwendung senden?
Ja. Mit Dokumenten-Webhooks kann Ihr Team eine individuelle Integration erstellen und erfasste Ergebnisse in der eigenen Anwendung verwenden. Die Integration ordnet die Felder zu und bestimmt den nächsten Schritt, etwa einen Datensatz anzulegen, eine Aufgabe weiterzuleiten oder eine zuständige Person zu benachrichtigen.
Sorgen Sie für einen klaren nächsten Schritt bei eingehenden Dokumenten
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto und beginnen Sie mit den Unterlagen, die Ihr Team täglich erhält. Verwandeln Sie eingehende E-Mails und Dateien in durchsuchbare Datensätze, die Sie prüfen und weiterverarbeiten können.
Dokumenteneingang jetzt automatisieren