Von verarbeiteten Dokumenten zur nutzbaren Datei

Der Export richtet sich nach Ihrer Aufgabe

Ein nützlicher Bericht umfasst selten alle Dokumente, die Ihr Team jemals verarbeitet hat. Vielleicht brauchen Sie die Rechnungen dieser Woche, die Unterlagen eines Mandanten oder die gerade hochgeladenen Dateien. Beginnen Sie unter Dokumente und grenzen Sie die Liste auf den Bestand ein, den Sie weitergeben möchten.

Kombinieren Sie Filter für Dokumenttyp, Zeitraum, Ordner, Upload-Stapel, Verarbeitungs- oder Validierungsstatus, Eingangsquelle und E-Mail-Absender. Suchen Sie in extrahierten Werten nach einem Lieferanten, einer Rechnungsnummer oder einem anderen erfassten Detail. Wählen Sie anschließend einzelne Dokumente oder exportieren Sie alle Ergebnisse der aktuellen Filter, einschließlich der Treffer auf weiteren Listenseiten.

Ein Finanzteam kann beispielsweise den Ordner eines Mandanten öffnen, Zeitraum und Dokumenttyp Rechnung wählen und den Berichtssatz exportieren. Das Zusammentragen von Dateien aus mehreren Ansichten entfällt. Dokumentenorganisation und Suche helfen dabei, wiederkehrende Auswertungen vorzubereiten.

Den gerade hochgeladenen Stapel exportieren

Nach einem Stapel-Upload öffnet Suparse die Dokumentliste mit dem betreffenden Upload als Filter. Die neuen Dateien sind bereits von früheren Uploads getrennt. So verfolgen Sie den Fortschritt und exportieren verfügbare Ergebnisse, ohne die Auswahl von Hand nachzubauen.

Sobald die benötigten Ergebnisse vorliegen, wählen Sie ein Format und exportieren den gefilterten Stapel. Sie können auch eine kleinere Gruppe markieren oder weitere Filter für Dokumenttyp oder Status ergänzen. Über den Upload-Filter kehren Sie später zu einem früheren Stapel zurück.

Aus Lieferantenrechnungen entsteht eine gemeinsame Arbeitsmappe für die Buchhaltung. Lieferscheine können als CSV-Dateien in einen operativen Prozess eingehen. Dieselben gespeicherten Ergebnisse bleiben verfügbar, wenn ein Kollege ein anderes Format braucht.

Das Excel-Layout wählen, das Ihre Arbeit erleichtert

Standard-Excel trennt allgemeine Dokumentfelder und wiederkehrende Positionen auf eigene Arbeitsblätter. Das eignet sich, wenn Sie eine Rechnungsübersicht zum Prüfen der Gesamtbeträge und eine separate Ansicht der eingekauften Positionen benötigen.

XLSX mit einem Datenblatt stellt allgemeine Felder und Positionsdetails gemeinsam dar. Lieferantenname, Rechnungsnummer und andere allgemeine Werte stehen neben den Feldern jeder Position. So können Sie nach Lieferanten filtern, Produkte sortieren oder eine Pivot-Tabelle erstellen, ohne zwischen Übersichts- und Positionsblättern zu wechseln. Validierungsinformationen stehen weiterhin auf einem separaten Arbeitsblatt.

Bei Dokumenten mit mehreren Positionen wiederholen sich die allgemeinen Werte neben den jeweiligen Zeilen. Verwenden Sie für Positionsauswertungen die Positionsbeträge. Wenn Sie Dokumentgesamtbeträge anhand eines Datensatzes pro Dokument prüfen möchten, eignet sich die Standardübersicht. Auch Dokumente ohne Positionen erhalten eine Datenzeile.

Für ein Team, das Artikel aus vielen Rechnungen vergleicht, bringt das gemeinsame Datenblatt Kontext und Details zusammen. Für ein monatliches Dokumentregister kann die Standardübersicht der bequemere Ausgangspunkt sein.

Zusammengehörige Ergebnisse bündeln und Dokumenttypen geordnet halten

Ein zusammengeführter Export kombiniert Ergebnisse desselben Dokumenttyps zu einer einheitlichen Berichtsausgabe. Sie erstellen einen Satz aus vielen Quelldateien, ohne separate Downloads in eine zentrale Arbeitsmappe kopieren zu müssen.

Enthält die Auswahl unterschiedliche Dokumenttypen, gruppiert Suparse die Tabellen- oder CSV-Ausgabe entsprechend. Rechnungen und Lieferscheine können Teil desselben Exportauftrags sein und ihre unterschiedlichen Felder in passenden Dateien behalten. Mehrere Ausgabedateien erhalten Sie gemeinsam als ZIP-Archiv zum Speichern oder Weitergeben.

Verständliche Dateinamen ohne manuelle Benennung

Suparse benennt Exportdateien automatisch anhand des Kontexts, beispielsweise des ursprünglichen Dateinamens oder des Dokumenttyps. Excel-Arbeitsmappen mit einem gemeinsamen Datenblatt tragen den erkennbaren Zusatz one-tab. Größere Zusammenstellungen erhalten generierte Namen, bei Bedarf mit Zeitstempel.

Das reduziert das Umbenennen vor der Weitergabe und macht den Bezug zwischen Quelldokumenten und heruntergeladenen Ergebnissen nachvollziehbar. Besteht ein Export aus mehreren Dateien, übernimmt Suparse auch die Namen des Archivs und seiner Dateien.

Große Exporte laufen weiter, während Sie weiterarbeiten

Eine Auswertung kann über einen kleinen Download hinauswachsen. Exporte mit mehr als 1.000 Dokumenten mit verfügbaren Extraktionsergebnissen werden im Hintergrund vorbereitet. Sie müssen den Bestand nicht von Hand in kleine Exporte aufteilen, um zu beginnen.

Fordern Sie die ausgewählten oder gefilterten Ergebnisse im gewünschten Format an. Suparse öffnet den Bereich Exporte. Dort verfolgen Sie die Vorbereitung und laden die fertige Datei herunter. Erledigen Sie währenddessen andere Aufgaben und kehren Sie anschließend zum Download zurück. Der Schwellenwert bezieht sich auf verfügbare Exportergebnisse und nicht auf jede Datei eines Uploads.

Ein Export verwendet gespeicherte Extraktionsergebnisse. Die Quelldokumente werden weder erneut hochgeladen noch erneut verarbeitet. Werden einige Dokumente noch verarbeitet, warten Sie auf deren Ergebnisse, bevor Sie einen Bericht erstellen, der auch diese Daten enthalten soll.

Ein Ablauf von der ersten Probe bis zum Monatsbericht

1. Ergebnisse auswählen. Öffnen Sie den aktuellen Upload-Stapel, setzen Sie Filter oder markieren Sie einzelne Dokumente.
2. Format wählen. Entscheiden Sie sich für Excel, XLSX mit einem Datenblatt, CSV oder JSON passend zum nächsten Arbeitsschritt.
3. Daten herunterladen und nutzen. Kleinere Exporte werden direkt heruntergeladen. Größere Bestände werden im Hintergrund vorbereitet und im Bereich Exporte abgeholt.

Sollen neue Ergebnisse fortlaufend in einer Tabelle erscheinen? Lesen Sie mehr zur automatischen Google-Sheets-Zustellung. Für Anwendungen, die Ergebnisse nach Abschluss der Verarbeitung empfangen sollen, gibt es Dokumenten-Webhooks. Verträge und Integrationsdetails für Entwickler stehen in der Dokumentation der Extraktions-API.