Verwandeln Sie E-Mail-Anhänge in Ergebnisse, mit denen Ihr Team weiterarbeiten kann
Laden Sie PDFs, Scans und Handyfotos nicht mehr einzeln herunter, um sie erneut hochzuladen und Angaben abzutippen. Leiten Sie dokumentenbezogene E-Mails an Suparse weiter, um die benötigten Felder und Tabellen zu erfassen. Erhalten Sie separate Ergebnisse für die Anhänge, auch für einzelne Dokumente in einer gebündelten PDF. Prüfen Sie die Daten, halten Sie eine Tabelle aktuell oder übergeben Sie die Ergebnisse per individueller Integration an Ihre Anwendung.
- Felder und Tabellen aus Anhängen erfassen
- Einzelne Dokumente aus gebündelten PDFs trennen
- Ergebnisse an den nächsten Arbeitsschritt übergeben
Weniger manuelle Arbeit mit Dateien – vom Posteingang bis zum nächsten Arbeitsschritt
Verarbeiten Sie die Anhänge, die Ihr Team tatsächlich erhält
Bearbeiten Sie regelmäßig eintreffende Unterlagen ebenso wie gemischte Anhänge und stellen Sie die extrahierten Daten dort bereit, wo sie gebraucht werden.
Wiederkehrende Anhänge einfacher verarbeiten
- Im gewohnten Postfach bleiben: Leiten Sie relevante Nachrichten von Ihrem bestehenden E-Mail-Konto an Suparse weiter. Lesen Sie dazu die Anleitung zur Gmail-Weiterleitung oder zu Outlook und Microsoft 365.
- Benötigte Angaben einheitlich erfassen: Verwenden Sie gespeicherte Felder für regelmäßig eintreffende Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere Dokumente. So enthalten neue Ergebnisse die Angaben, die Ihr Team erwartet.
- Felder passend zum Bedarf auswählen: Erfassen Sie Auftragsnummern, Standorte, Abschlussdaten oder andere Angaben mit der individuellen Dokumentenverarbeitung.
Verschiedene Dokumente gemeinsam verarbeiten
- Anhänge gemeinsam senden: Email Autopilot erkennt die Dokumenttypen und verwendet die zugehörigen Felder. So kann jeder unterschiedliche Anhang einer Nachricht ein eigenes, passendes Ergebnis liefern.
- PDFs nicht manuell aufteilen: Aus einer PDF mit drei Arbeitsaufträgen können drei Dokumentergebnisse entstehen; ein Foto des Abschlussformulars wird separat verarbeitet. Mehr zur Dokumententrennung.
- PDFs und Dokumentbilder verarbeiten: Verarbeiten Sie digital erstellte PDFs, gescannte Unterlagen und unterstützte Handyfotos im selben E-Mail-Ablauf.
Erfasste Daten weiterverwenden
- Gemeinsames Register aktuell halten: Ergänzen Sie neue Ergebnisse eines Dokumenttyps mit dem E-Mail-zu-Google-Sheets-Workflow in der zugehörigen Tabelle.
- Eigene Anwendung anbinden: Nutzen Sie Dokumenten-Webhooks mit einer individuellen Integration, um abgeschlossene Ergebnisse in Ihren Workflow zu übernehmen und die von Ihrem Team vorgesehenen nächsten Schritte auszulösen.
- Datei bei Bedarf weitergeben: Laden Sie extrahierte Daten für eine einmalige Prüfung oder Übergabe als XLSX, CSV oder JSON herunter. Mehr zu Dokumentdatenexporten.
Fragen zum Parser für E-Mail-Anhänge
Welche Anhangformate kann Suparse verarbeiten?
Suparse unterstützt PDF, JPEG/JPG, PNG, HEIC, HEIF, TIFF und WebP, darunter gescannte PDFs und Dokumentfotos. Jede unterstützte Datei darf bis zu 20 MB groß sein.
Kann eine E-Mail separate Ergebnisse für mehrere Dokumente liefern?
Ja. Jeder Anhang wird als eigene Eingabe verarbeitet; eine gebündelte PDF kann in einzelne Dokumente aufgeteilt werden. So können eine PDF mit drei Arbeitsaufträgen und ein angehängtes Foto des Abschlussformulars vier Dokumentergebnisse liefern, wenn passende Dokumenttypen vorhanden sind.
Kann Suparse den E-Mail-Text zusammen mit den Anhängen verarbeiten?
Ja. Sie können Anhänge, den Nachrichtentext oder beides verarbeiten. Nachrichtentext und jede Datei bleiben separate Eingaben und werden nicht zu einem Datensatz zusammengeführt. Wenn die Nachricht nur „siehe Anhang“ enthält, bleibt dieser Begleittext bei reiner Anhangverarbeitung aus den Ergebnissen heraus. Mehr zum allgemeinen Ablauf erfahren Sie in der Übersicht zum E-Mail-Parser.
Was passiert, wenn die Anhänge unterschiedliche Dokumenttypen enthalten?
Email Autopilot kann die Dokumente erkennen und den in Ihrem Arbeitsbereich verfügbaren Typen zuordnen; auf Wunsch können auch gemeinsam genutzte Suparse-Dokumenttypen verwendet werden. Der jeweils passende Typ bestimmt, welche Felder und Tabellen erfasst werden. Dokumente ohne geeignete Zuordnung werden zur Prüfung vorgelegt. Email Autopilot erstellt keine neuen Dokumenttypen automatisch.
Kann mein Team extrahierte Daten prüfen, bevor sie in Google Sheets übertragen werden?
Ja. Die automatische Übertragung an Google Sheets kann erst erfolgen, wenn eine prüfende Person die Werte kontrolliert, korrigiert und die Prüfung abgeschlossen hat. Alternativ können Sie die Übertragung auslösen lassen, sobald die konfigurierten Validierungsregeln erfüllt sind oder die Extraktion abgeschlossen ist – je nachdem, wie Ihr Team die Tabelle nutzt.
Eignet sich Suparse für Rechnungsanhänge von Lieferanten?
Ja. Suparse kann Rechnungsfelder und Rechnungspositionen aus unterstützten Anhängen erfassen. Im Rechnungsparser für E-Mails finden Sie Informationen zu Lieferantenrechnungen, Prüfung und dem spezifischen Rechnungsablauf.
Machen Sie den nächsten E-Mail-Anhang direkt nutzbar
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto und starten Sie mit einem PDF, Scan oder Dokumentfoto, das Ihr Team regelmäßig erhält. Erfassen Sie die benötigten Angaben und verringern Sie den Aufwand für Dateiverwaltung und Dateneingabe nach jeder E-Mail.
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