Ausgewählte Gmail-Nachrichten in strukturierte Daten überführen
Lieferantenrechnungen können als Gmail-Nachricht mit PDF-Anhang eintreffen. Ihr Team muss die enthaltenen Angaben jedoch noch in einen Datensatz übertragen, den es prüfen und weiterbearbeiten kann. Suparse macht aus weitergeleiteten Gmail-Nachrichten und unterstützten Anhängen strukturierte Ergebnisse und nutzt dafür die Extraktionseinstellungen des gewählten Dokumenttyps. Ein Gmail-Filter kann Nachrichten eines ausgewählten Lieferanten gezielt an Suparse weiterleiten, sodass andere E-Mails nicht in diesen Ablauf gelangen. Ist die automatische Zustellung von E-Mail-Ergebnissen an Google Sheets eingerichtet, können die Daten zusammen mit Absender, Betreff und Empfangszeit im Sheet ankommen.
Aus einer wiederkehrenden E-Mail wird ein nutzbarer Eintrag
Beispiel zur Veranschaulichung: In Gmail kommt eine Nachricht von billing@northstar-supplies.example mit dem Betreff „Rechnung für September“ und dem Anhang rechnung-2847.pdf an. Ein Filter für diesen Lieferanten kann künftige passende Nachrichten an die Suparse-Empfangsadresse für den Dokumenttyp weiterleiten, den Ihr Team für Rechnungen verwendet. Suparse verarbeitet den Anhang anhand der Extraktionsfelder, die für diesen Dokumenttyp eingerichtet sind; ist die automatische Zustellung von E-Mail-Ergebnissen eingerichtet, kann ein Ergebnis in das Google Sheet übernommen werden, das Suparse im Drive des verbundenen Google-Kontos erstellt. Die Tabellenzeile enthält außerdem Absender, Empfangszeit und Betreff der E-Mail. So kann die Kreditorenbuchhaltung den Datensatz zur Nachricht zurückverfolgen und weiterbearbeiten, ohne die Angaben erneut aus der E-Mail zu übertragen.
Ihr Team kann E-Mail-Ergebnisse in Suparse prüfen und in einer fortlaufenden Tabelle sammeln, wenn das zum nächsten Arbeitsschritt passt. Der Ablauf E-Mail zu Google Sheets zeigt, wie eingehende E-Mails zu Tabellenzeilen werden; automatische Zustellung an Google Sheets erläutert das Ziel und die Auswahl der übergebenen Ergebnisse.
Eine Nachricht kann je nach Einstellung der Empfangsadresse mit ihrem Text, unterstützten Anhängen oder beidem verarbeitet werden. Wenn die Datei die entscheidende Informationsquelle ist, erfahren Sie mehr zum Parser für E-Mail-Anhänge; der Überblick zum E-Mail-Parser beschreibt den gesamten Ablauf für eingehende E-Mails.
Weiterleitung einrichten und Ergebnis prüfen
Die Bestätigung bei Google und die Weiterleitung in Gmail sind zwei getrennte Schritte. Durch die Bestätigung kann Gmail die Suparse-Adresse als Weiterleitungsziel verwenden; sie schaltet die Weiterleitung selbst nicht ein. Gmail leitet erst dann künftige Nachrichten weiter, wenn Sie einen Filter speichern oder die allgemeine Weiterleitung aktivieren.
- Wählen Sie die Empfangsadresse für den Dokumenttyp, den Ihr Team verarbeiten möchte.HITL
- Legen Sie fest, ob die Adresse den Nachrichtentext, unterstützte Anhänge oder beides verarbeitet.HITL
- Suparse sucht die Google-Bestätigungsnachricht und zeigt den darin enthaltenen Link oder Code an. Verwenden Sie ihn in Gmail und kehren Sie anschließend zu Suparse zurück.HITL
- Erstellen Sie einen Gmail-Filter und wählen Sie für künftige passende Nachrichten die Weiterleitung an die Suparse-Adresse.HITL
- Sollen alle künftigen Nachrichten in den Ablauf gelangen, aktivieren Sie stattdessen die allgemeine Weiterleitung in Gmail.HITL
- Senden Sie eine neue Nachricht, die zur Regel passt, und prüfen Sie in Latest email ihren Status und die Zahl der erstellten Dokumente.HITL
- Ist die automatische Zustellung für E-Mail-Ergebnisse eingerichtet, können die Daten auch in das Google Sheet übernommen werden.
Nur künftige Nachrichten weiterleiten, die Ihr Team benötigt
Mit einem Gmail-Filter lassen sich Nachrichten eines bestimmten Lieferanten oder mit einem bestimmten Betreff auswählen und nur dann weiterleiten, wenn sie die festgelegten Kriterien erfüllen. Andere E-Mails bleiben in Gmail. Sie können auch die allgemeine Weiterleitung für künftige Nachrichten aktivieren; Google nimmt Spam von der automatischen Weiterleitung aus. In beiden Fällen erhält Suparse nur künftige Nachrichten, die Gmail an die Empfangsadresse weiterleitet. Suparse synchronisiert das Gmail-Postfach nicht, durchsucht oder importiert keine älteren E-Mails und ist kein Gmail-Add-on.
Die Google-Anleitung zur Gmail-Weiterleitung erklärt, wie Sie eine Weiterleitungsadresse hinzufügen und bestätigen. Die Anleitung für Gmail-Filter beschreibt Regeln für ausgewählte Nachrichten. Google-Workspace-Administratoren können die automatische Weiterleitung durch Nutzer deaktivieren. Ist die Option nicht verfügbar, fragen Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator und lesen Sie die Google-Hinweise für Workspace-Administratoren.
Wie der E-Mail-Eingang in einen umfassenderen Dokumentenablauf passt, zeigt die Übersicht der Suparse-Funktionen.
Fragen zum Gmail-E-Mail-Parser
Aktiviert die Bestätigung der Suparse-Adresse auch die Gmail-Weiterleitung?
Nein. Die Bestätigung bei Google erlaubt Gmail, die Adresse als Weiterleitungsziel zu verwenden. Sie müssen zusätzlich einen Filter für ausgewählte Nachrichten speichern oder die allgemeine Weiterleitung für künftige Nachrichten einschalten. Senden Sie anschließend eine neue Testnachricht und prüfen Sie Latest email in Suparse.
Kann ich nur ausgewählte Gmail-Nachrichten an Suparse senden?
Ja. Erstellen Sie einen Gmail-Filter mit den gewünschten Kriterien, zum Beispiel einem Lieferanten als Absender oder einem bestimmten Betreff, und leiten Sie passende Nachrichten an die Suparse-Empfangsadresse weiter. In diesen Ablauf gelangen nur künftige Nachrichten, die zum Filter passen; andere E-Mails bleiben in Gmail.
Synchronisiert Suparse mein Gmail-Postfach oder importiert ältere Nachrichten?
Nein. Suparse verarbeitet künftige Nachrichten, die Gmail an die Empfangsadresse weiterleitet. Der Dienst verbindet oder synchronisiert das Postfach nicht, importiert keine Nachrichtenhistorie und ist kein Gmail-Add-on.
Können Gmail-Nachrichten zu Zeilen in Google Sheets werden?
Ja, wenn für den Dokumenttyp die automatische Zustellung von E-Mail-Ergebnissen eingerichtet ist. Suparse erstellt ein neues Sheet im Drive des verbundenen Google-Kontos. Die Zeilen enthalten Absender, Empfangszeit und Betreff als Kontext zur ursprünglichen E-Mail.
Beginnen Sie mit den Gmail-Nachrichten, die Ihr Team bereits verarbeitet
Wählen Sie eine Suparse-Empfangsadresse, bestätigen Sie sie bei Google und testen Sie die erste passende Nachricht, bevor Sie sich auf den Ablauf verlassen.
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