Wiederkehrende E-Mails automatisch in Google Sheets überführen
Schluss mit dem Übertragen von Bestelldaten, Lieferterminen und Artikelmengen aus E-Mails in Tabellen. Suparse erfasst die Felder und Positionen, die Ihr Team braucht, aus Nachrichtentexten oder Anhängen und fügt die Ergebnisse automatisch in Google Sheets ein. Absender, Betreff und Dokumentdetails bleiben neben den Daten erhalten, damit Ihr Team einzelne Werte prüfen oder nachfassen kann, ohne lange im Posteingang zu suchen.
- Daten aus Nachrichtentexten und Anhängen erfassen
- Felder und Positionen in der Tabelle festhalten
- Ergebnisse bei Bedarf vor der Übertragung prüfen
Halten Sie Ihre Tabelle aktuell, ohne Daten immer wieder einzutragen
Aus einer per E-Mail eingehenden Bestellung werden nutzbare Tabellenzeilen
Von: buyer@example.com
Betreff: PO-804: Lieferung bis zum 30. Oktober
Nachricht: Bitte beachten Sie die angehängte PO-804. Liefertermin und Bestellpositionen sind im PDF angegeben.
Anhang: PO-804.pdf
Erfassen Sie die Bestelldaten aus dem angehängten PDF. So erhält das operative Team den gewünschten Liefertermin und die Artikelmengen, die für die Versandplanung benötigt werden. In der Tabelle bleiben Bestellübersicht und Positionen über die Dokumentreferenz miteinander verknüpft.
Suparse Documents: eine Zeile für die Bestellung
| Dokumentreferenz | Bestellnummer | Kunde | Gewünschter Liefertermin | E-Mail-Absender | E-Mail-Betreff | Ursprünglicher Dateiname |
|---|---|---|---|---|---|---|
| doc-804 | PO-804 | Beispielunternehmen | 30. Okt. 2026 | buyer@example.com | PO-804: Lieferung bis zum 30. Oktober | PO-804.pdf |
Suparse Items: eine Zeile pro Bestellposition
| Dokumentreferenz | Artikel | Menge |
|---|---|---|
| doc-804 | A4-Papier, 500-Blatt-Packungen | 12 |
| doc-804 | Schwarze Tonerkartuschen | 4 |
Das operative Team kann den gewünschten Termin für die Versandplanung nutzen, während der Vertrieb die Artikelmengen aus den Tabellenzeilen prüft, ohne die ursprüngliche E-Mail erneut zu öffnen. Die Dokumentreferenz ordnet die Mengen der Bestellung zu; Absender und Betreff helfen dabei, die betreffende Nachricht für Rückfragen zu finden.
E-Mail-Daten auch außerhalb des Posteingangs nutzen
Erfassen Sie die Informationen, die Ihre Tabelle braucht, und bestimmen Sie, wann Ergebnisse für Ihr Team bereitstehen.
Wiederkehrende E-Mails in einem Ablauf zusammenführen
- Ihr bestehendes Postfach behalten: Leiten Sie relevante Nachrichten an eine eigene Suparse-Adresse weiter. Informationen zu Ihrem Anbieter finden Sie im Gmail-E-Mail-Parser oder Outlook-E-Mail-Parser.
- Informationen dort erfassen, wo sie eingehen: Verarbeiten Sie Nachrichtentexte, unterstützte Anhänge oder beides mit dem Suparse-E-Mail-Parser.
- Auf das angehängte Dokument konzentrieren: Verarbeiten Sie nur Anhänge, wenn der Nachrichtentext lediglich ein Begleitschreiben ist. Der Parser für E-Mail-Anhänge unterstützt PDFs und Scans.
Eine Tabelle passend zu Ihren Arbeitsabläufen aufbauen
- Wichtige Dokumentfelder erfassen: Erfassen Sie Bestellnummern, gewünschte Liefertermine und weitere Angaben, mit denen Ihr Team eingehende Vorgänge nachverfolgt.
- Wiederkehrende Details verfügbar halten: Erfassen Sie Artikelbeschreibungen und Mengen als Zeilen, die sich sortieren, zusammenfassen und für die Planung nutzen lassen.
- Wiederkehrende Rechnungen übersichtlich erfassen: Behalten Sie Lieferantendaten, Rechnungsbeträge und Einzelpositionen mit dem Rechnungstracker mit Einzelpositionen im Blick.
Ergebnisse teilen, sobald Ihr Team bereit ist
- Nach der Extraktion: Fügen Sie Ergebnisse direkt nach Abschluss der Verarbeitung hinzu, wenn Sie laufend einen Überblick über eingehende Vorgänge benötigen.
- Nach der Validierung: Warten Sie, bis die Ergebnisse die für Ihren Dokumenttyp definierten Prüfungen bestehen. Im automatischen Google-Sheets-Export erfahren Sie mehr zu Zeitpunkten und Tabellenlayouts.
- Nach der Prüfung durch ein Teammitglied: Lassen Sie unklare Positionen oder Liefertermine kontrollieren und korrigieren, bevor Ergebnisse in der Tabelle erscheinen. Mehr dazu unter Validierung und menschliche Prüfung.
Fragen zu E-Mail-Daten in Google Sheets
Kann Suparse Nachrichtentext und Anhänge verarbeiten?
Ja. Sie können eine Empfangsadresse so konfigurieren, dass der Nachrichtentext, unterstützte Anhänge oder beides verarbeitet werden. Wenn beides verarbeitet wird, sind Nachrichtentext und jeder Anhang separate Eingaben und können jeweils eigene Dokumentergebnisse erzeugen; zu einem Datensatz werden sie nicht zusammengeführt.
Kann Suparse Ergebnisse in ein Google Sheet eintragen, das ich bereits nutze?
Wenn Sie ein automatisches Ziel für einen Dokumenttyp einrichten, erstellt Suparse eine neue Tabelle im verbundenen Google-Konto. Bei der Einrichtung können Sie weder eine vorhandene Tabelle noch einen Drive-Ordner auswählen.
Kann ich Ergebnisse aus E-Mails hinzufügen, die vor der Einrichtung des Ziels eingegangen sind?
Sie können geeignete Dokumente, die Suparse bereits empfangen und verarbeitet hat, anhand eines Datumsbereichs zu einem automatischen Google-Sheets-Ziel hinzufügen. Dabei werden die gespeicherten Ergebnisse verwendet. Suparse durchsucht kein älteres Gmail- oder Outlook-Postfach nach Nachrichten, die es nie erhalten hat.
Bleibt Google Sheets mit Suparse synchronisiert?
Die Übertragung erfolgt nur von Suparse in die erstellte Tabelle. Änderungen in Google Sheets wirken sich nicht auf das Suparse-Dokument aus. Spätere Bearbeitungen oder eine erneute Verarbeitung aktualisieren bereits übertragene Zeilen nicht automatisch. Sie können die neuesten Werte in Suparse ausdrücklich erneut senden, wenn ein aktualisiertes Ergebnis auch in der Tabelle erscheinen soll.
Wiederkehrende E-Mail-Daten für den nächsten Arbeitsschritt nutzen
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto und starten Sie mit den E-Mails, die Ihr Team jede Woche bearbeitet. Erfassen Sie die benötigten Felder, legen Sie fest, wann Ergebnisse in Google Sheets erscheinen, und verbringen Sie weniger Zeit mit dem manuellen Übertragen von Daten.
E-Mail-Dateneingabe automatisieren