Outlook-E-Mails in nutzbare Geschäftsdaten verwandeln
Übertragen Sie Lieferantendaten, Rechnungsbeträge und Positionen nicht länger von Hand aus Outlook. Leiten Sie relevante Nachrichten an Suparse weiter, um die benötigten Felder aus Nachrichtentexten und Anhängen zu erfassen. Prüfen Sie die Ergebnisse mit Absender und Nachrichtendetails im Blick. Anschließend können Sie Ihr Register in Google Sheets aktualisieren, eine Datei herunterladen oder die Daten über eine individuelle Integration an Ihre Anwendung übergeben. Sie arbeiten weiter mit Ihrem Postfach und reduzieren den manuellen Aufwand nach jeder Nachricht.
- Felder aus E-Mails und Anhängen erfassen
- Nachrichtendetails mit jedem Ergebnis speichern
- Strukturierte Daten prüfen und teilen
Weniger manuelle Übertragung vom Posteingang in den nächsten Arbeitsschritt
Von der Outlook-Rechnung zu Feldern und Positionen
Von: billing@northwind.example
Betreff: Rechnung 8042 für Teile im Oktober
Nachricht: Anbei finden Sie die Rechnung für Teile im Oktober.
Anlage: INV-8042.pdf
Erfassen Sie die Angaben aus der angehängten Rechnung, damit die Finanzabteilung Gesamtbetrag, Fälligkeit und die einzelnen Positionen prüfen kann.
Rechnungsfelder aus dem PDF
| Rechnungsfeld | Beispielwert |
|---|---|
| Lieferant | Northwind Components |
| Rechnungsnummer | INV-8042 |
| Gesamtbetrag | 1.248,00 € |
| Fällig am | 15. November 2026 |
Positionen
| Position | Menge | Positionssumme |
|---|---|---|
| Ersatzfilter | 12 | 960,00 € |
| Service-Kits | 6 | 288,00 € |
Prüfen Sie Fälligkeit und Positionen, ohne die Rechnung erneut abzutippen. Absender, Betreff und Eingangszeitpunkt bleiben beim Ergebnis, damit Kolleginnen und Kollegen die Lieferanten-E-Mail bei Rückfragen schnell wiederfinden.
Outlook-E-Mails in den nächsten Arbeitsschritt einbinden
Machen Sie relevante Nachrichten zum festen Teil eines wiederholbaren Ablaufs, prüfen Sie die erfassten Angaben und stellen Sie die Daten dort bereit, wo Ihr Team sie braucht.
Die Nachrichten weiterleiten, die Ihr Ablauf braucht
- Ihr E-Mail-Konto weiter nutzen: Leiten Sie relevante neue Nachrichten aus Outlook oder Microsoft 365 an eine speziell für Ihren Dokumenttyp vorgesehene Suparse-Adresse weiter.
- Nachrichten gezielt auswählen: Richten Sie eine Weiterleitung für neue E-Mails oder eine Regel für bestimmte Nachrichten ein, etwa für Lieferantenrechnungen. Die Schritte finden Sie in Microsofts Anleitung zur Weiterleitung und im Leitfaden zur Weiterleitung mit Regeln.
- Mit einer konkreten Nachricht beginnen: Senden Sie eine neue E-Mail, die Ihrer Regel entspricht, und prüfen Sie ihren Eingang in Suparse, bevor Sie den Ablauf regelmäßig nutzen.
Die passenden Angaben erfassen und prüfen
- Die relevante Quelle auslesen: Verarbeiten Sie Nachrichtentext, unterstützte Anhänge oder beides mit dem Suparse E-Mail-Parser.
- Belege aus Anhängen einbeziehen: Erfassen Sie Felder und Tabellen aus PDFs und Dokumentbildern mit dem Parser für E-Mail-Anhänge.
- Benötigte Werte kontrollieren: Vergleichen Sie extrahierte Felder und Positionszeilen mit einer repräsentativen Nachricht oder einem Anhang. Passen Sie bei Bedarf Ihre gespeicherten Dokumentfelder an.
Ergebnisse in die nächste Aufgabe übernehmen
- Ein gemeinsames Register aktuell halten: Übertragen Sie neue Ergebnisse samt E-Mail-Kontext mit dem Ablauf für E-Mails in Google Sheets in eine Tabelle.
- Eine Datei teilen: Laden Sie gespeicherte Ergebnisse als XLSX, CSV oder JSON herunter, wenn Kolleginnen und Kollegen Daten prüfen, auswerten oder einmalig übernehmen sollen.
- Die eigene Anwendung anbinden: Nutzen Sie Dokumenten-Webhooks mit einer individuellen Integration, um die von Ihrem Team festgelegten Arbeitsschritte anzustoßen. Weitere Möglichkeiten finden Sie in der Übersicht der Suparse-Funktionen.
Fragen zum Outlook-E-Mail-Parser
Wie erhält Suparse Nachrichten aus Outlook?
Outlook leitet neue Nachrichten an eine eigene Suparse-Adresse weiter. Sie legen fest, welche Nachrichten weitergeleitet werden und welcher Dokumenttyp für die Extraktion verwendet wird. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail-Weiterleitung, nicht über eine direkte Verbindung zum Postfach.
Kann ich bereits vorhandene E-Mails aus meinem Outlook-Postfach übernehmen?
Die automatische Weiterleitung verarbeitet neue Nachrichten, die zu Ihrer Einstellung oder Regel passen. Sie synchronisiert Ihr Postfach nicht und importiert auch keinen Nachrichtenverlauf. Senden Sie zunächst eine neue E-Mail, um den Weiterleitungsweg und die extrahierten Felder zu prüfen.
Kann Suparse E-Mail-Text und Anhang gemeinsam verarbeiten?
Sie können den Nachrichtentext, unterstützte Anhänge oder beides verarbeiten lassen. Jede Quelle wird einzeln verarbeitet und kann ein eigenes Ergebnis erzeugen; die Inhalte werden nicht automatisch zu einem Dokument zusammengeführt. Steht im Nachrichtentext nur „siehe Anhang“, können Sie ausschließlich die Anhänge verarbeiten lassen, damit dieser Begleittext nicht in den Ergebnissen erscheint.
Was kann ich tun, wenn meine Microsoft-365-Organisation die Weiterleitung blockiert?
Die Richtlinien Ihrer Organisation können automatische Weiterleitungen an externe Adressen einschränken. Fragen Sie Ihre Microsoft-365-Administratorin oder Ihren Microsoft-365-Administrator, welche Weiterleitung zulässig ist. Microsoft erläutert die relevanten Einstellungen im Leitfaden zur Richtlinie für externe Weiterleitungen.
Wie prüfe ich, ob mein Outlook-Ablauf funktioniert?
Senden Sie eine neue Nachricht, die zu Ihrer Weiterleitungsregel passt, und prüfen Sie, ob sie in Suparse angekommen ist. Vergleichen Sie extrahierte Dokumentfelder und Tabellenzeilen mit der ursprünglichen Nachricht oder dem Anhang. So prüfen Sie sowohl die Weiterleitung als auch die Angaben, die Ihr Team benötigt.
Können wir die Daten prüfen, bevor sie in Google Sheets ankommen?
Ja. Sie können die automatische Übermittlung an Google Sheets so einstellen, dass sie erst erfolgt, nachdem eine prüfende Person die extrahierten Werte kontrolliert, korrigiert und freigegeben hat. Alternativ kann die Übermittlung erfolgen, nachdem die konfigurierte Validierung erfolgreich durchlaufen wurde oder direkt nach der Extraktion – je nachdem, wie Ihr Team das Register führt.
Machen Sie aus Ihrer nächsten Outlook-Nachricht einen nutzbaren Datensatz
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto und beginnen Sie mit einer E-Mail, die Ihr Team regelmäßig bearbeitet. Erfassen und prüfen Sie die benötigten Angaben und reduzieren Sie die manuelle Arbeit nach jeder Nachricht.
Outlook-Daten erfassen