E-Mail-Daten als Excel-Bericht für Ihr Team
Übertragen Sie Auftragsdetails, Lieferantenreferenzen und Artikelmengen nicht mehr von Hand aus E-Mails nach Excel. Suparse erfasst die benötigten Felder und Tabellen aus Nachrichtentexten und Anhängen. Wählen Sie die Datensätze für Ihren Bericht aus und laden Sie die Excel-Arbeitsmappe zur Prüfung, Analyse oder Weitergabe herunter. Auf einem Datenblatt stehen Dokumentfelder und Positionen beisammen – so kann Ihr Team mit den Angaben weiterarbeiten, ohne jede E-Mail erneut zu öffnen.
- Felder aus E-Mails und Anhängen erfassen
- Benötigte Datensätze für den Bericht exportieren
- Dokumentfelder und Positionen zusammenführen
Weniger Übertragungsarbeit, mehr Zeit für den Bericht
Von der eingehenden E-Mail zur Arbeitsmappe für den nächsten Schritt
Erfassen Sie die Informationen einmal, wählen Sie passende Datensätze aus und laden Sie sie im benötigten Format herunter.
E-Mail-Inhalte als nutzbare Datensätze erfassen
- Informationen direkt beim Eingang erfassen: Verarbeiten Sie Nachrichtentexte, unterstützte Anhänge oder beides mit dem E-Mail-Parser.
- Anhänge einbeziehen: Mit der Auswertung von E-Mail-Anhängen extrahieren Sie Felder und Tabellen aus unterstützten PDFs und Bildern.
- Wiederkehrende Vorgänge zusammenhalten: Speichern Sie eingehende Ergebnisse in einem gemeinsamen Teamordner. So haben Sie für den nächsten Bericht eine gute Ausgangsbasis.
Die passenden Datensätze auswählen
- Auf die relevanten Vorgänge konzentrieren: Grenzen Sie Ergebnisse nach Datum, Absender, Dokumenttyp, Ordner und weiteren verfügbaren Filtern ein.
- Geschäftsangaben gezielt finden: Suchen Sie nach Lieferanten, Auftragsreferenzen oder anderen extrahierten Werten – mit Dokumentenorganisation und Suche.
- Einzelne Datensätze oder alle Treffer exportieren: Wählen Sie einzelne Dokumente aus oder laden Sie alle verfügbaren Ergebnisse herunter, die zu den aktuellen Filtern passen – auch Treffer auf weiteren Seiten.
Excel-fertige Daten herunterladen
- Die passende Ansicht wählen: Der Standard-Excel-Export trennt Dokumentzusammenfassungen und Positionsdaten. Mit XLSX (one tab) stehen beide auf einem Datenblatt.
- Bei großen Exporten weiterarbeiten: Exporte mit mehr als 1.000 Dokumenten und vorhandenen Extraktionsergebnissen werden im Hintergrund vorbereitet. Sobald die Arbeitsmappe fertig ist, laden Sie sie im Bereich Exports herunter.
- Berichte regelmäßig erstellen: Nutzen Sie gespeicherte Ergebnisse für weitere Downloads. Weitere Möglichkeiten finden Sie in den Beiträgen zur Stapelverarbeitung großer Dokumentenmengen und zum Export von Dokumentdaten nach Excel, CSV und JSON.
Auftragsdetails direkt neben den Positionen prüfen
Ein Großhändler erhält Auftragsbestätigungen per E-Mail und Lieferscheine als PDF-Anhänge. Für den Wochenbericht filtert das Team die verarbeiteten Datensätze nach Zeitraum und Lieferant und lädt anschließend eine Excel-Arbeitsmappe herunter.
Bei einem Auftrag mit zwei Artikeln kann das XLSX-Datenblatt Lieferant, Referenz und Datum neben jeder Position aufführen:
| Lieferant | Auftragsreferenz | Auftragsdatum | Artikel | Menge |
|---|---|---|---|---|
| Northstar Supply | ORD-1048 | 18. Okt. 2026 | Messingkupplung | 40 |
| Northstar Supply | ORD-1048 | 18. Okt. 2026 | Schlauchschelle | 12 |
Die Spalten richten sich nach den Feldern und Tabellen, die für den Dokumenttyp definiert sind. Allgemeine Werte werden neben jeder Position wiederholt. So kann Ihr Team die Angaben filtern und prüfen, ohne den Auftragskontext aus dem Blick zu verlieren. Validierungsinformationen stehen auf einem separaten Tabellenblatt.
Ein Beispiel speziell für Rechnungen finden Sie unter PDF-Rechnungen mit Einzelpositionen nach Excel umwandeln. Sollen neue E-Mail-Ergebnisse automatisch in eine Tabelle übertragen werden, erfahren Sie mehr über E-Mails in Google Sheets.
Fragen zu Excel-Berichten aus E-Mail-Daten
Wird eine Excel-Arbeitsmappe automatisch aktualisiert, wenn neue E-Mails eingehen?
Jeder XLSX-Download enthält die verarbeiteten Ergebnisse, die Sie für den jeweiligen Bericht auswählen. Wenn Sie einen späteren Zeitraum oder andere Datensätze auswerten möchten, erstellen Sie einen neuen Download. Mit der automatischen Google-Sheets-Übertragung werden neue Ergebnisse ergänzt, sobald sie bereitstehen.
Kann ein Bericht Nachrichtentexte und zugehörige Anhänge umfassen?
Ja. Verarbeiten Sie Nachrichtentexte, unterstützte Anhänge oder beides und wählen Sie anschließend die passenden Ergebnisse für den Export aus. Nachricht und Anhang werden getrennt verarbeitet und nicht zu einem Dokument zusammengeführt. Exporte werden nach Dokumenttyp gruppiert; bei mehreren Ausgabedateien werden diese gemeinsam als Paket bereitgestellt.
Worin unterscheiden sich der Standard-Excel-Export und XLSX (one tab)?
Der Standard-Excel-Export trennt Dokumentzusammenfassungen und wiederkehrende Positionsdaten. XLSX (one tab) führt allgemeine Felder und Positionen auf einem Datenblatt zusammen; Validierungsinformationen stehen auf einem separaten Tabellenblatt. Allgemeine Werte werden in jeder Positionszeile wiederholt. Für Auswertungen einzelner Positionen verwenden Sie deren Beträge; für Summen über mehrere Dokumente die jeweilige Dokumentzusammenfassung.
Kann ich eine große gefilterte Ergebnismenge herunterladen?
Ja. Exporte mit mehr als 1.000 Dokumenten, für die Extraktionsergebnisse vorliegen, werden im Hintergrund vorbereitet. Sie können weiterarbeiten und die fertige Arbeitsmappe anschließend im Bereich Exports herunterladen.
Kostet der Download einer Excel-Arbeitsmappe zusätzliche Extraktionsguthaben?
Nein. Für Exporte werden gespeicherte Extraktionsergebnisse verwendet; die E-Mails und Anhänge werden nicht erneut verarbeitet. Mit denselben gespeicherten Daten können Sie weitere Berichte herunterladen oder ein anderes Format wählen.
Den nächsten E-Mail-Bericht einfacher vorbereiten
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto, erfassen Sie die Felder, die Ihr Team benötigt, und laden Sie die Ergebnisse als Excel-Arbeitsmappe herunter. So bleibt weniger Zeit fürs Zusammenstellen der Daten und mehr Zeit für deren Auswertung.
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