Führen Sie ein Rechnungsregister, das Summen und Einzelpositionen zusammenhält
Halten Sie Ihr Lieferantenregister aktuell, ohne jede Rechnung manuell in eine Tabelle zu übertragen. Suparse erfasst die Rechnungsfelder und Einzelpositionen, die Sie benötigen, und überträgt sie automatisch nach Google Sheets. Behalten Sie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Fälligkeitstermine im Blick und prüfen Sie einzelne Kostenpositionen, wenn Sie eine Gesamtsumme nachvollziehen möchten. Legen Sie fest, ob neue Ergebnisse nach der Extraktion, nach erfolgreicher Validierung oder nach Abschluss der Prüfung durch ein Teammitglied übertragen werden, passend zum Arbeitsablauf Ihres Finanzteams.
- Rechnungsfelder und Einzelpositionen erfassen
- Ihr Rechnungsregister automatisch aktuell halten
- Ergebnisse vor der Übertragung in die Tabelle prüfen
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Nutzen Sie Ihr Rechnungsregister für mehr als nur Gesamtsummen
Lieferantenregister und Positionsdetails im Blick behalten
Die Rechnung von Northwind Office Supplies beläuft sich auf 325,00: 125,00 entfallen auf Papier, 200,00 auf Ordner. Getrennte Tabellenblätter für Dokumente und Positionen zeigen die Rechnungssumme und die Einzelposten, aus denen sie sich zusammensetzt.
| Tabellenansicht | Inhalt | Rechnungsdaten |
|---|---|---|
Suparse Documents | Eine Zeile pro Rechnung mit den von Ihnen ausgewählten Dokumentfeldern | Northwind Office Supplies · INV-2041 · Gesamtsumme 325,00 |
Suparse Items | Eine Zeile pro extrahierter Einzelposition, verknüpft über die Dokumentreferenz | Papier · Menge 5 · 125,00; Ordner · Menge 10 · 200,00 |
Verwenden Sie Dokumentzeilen, um Rechnungssummen und Fälligkeitstermine nachzuverfolgen, und Positionszeilen, um einzelne Kosten zu vergleichen. Sie können auch eine kombinierte Ansicht wählen, in der die Rechnungsdetails neben jeder Einzelposition stehen. In dieser Ansicht werden allgemeine Werte wie die Rechnungssumme in jeder Positionszeile wiederholt. Verwenden Sie für Auswertungen auf Positionsebene die Positionsbeträge und für Rechnungssummen eine Zeile pro Rechnung.
Weitere Informationen zum Tabellenaufbau mit Rechnungspositionen finden Sie im Beitrag PDF-Rechnungen mit Einzelpositionen in Excel umwandeln.
Richten Sie das Rechnungsregister an der Arbeit Ihres Finanzteams aus
Wählen Sie die benötigten Informationen, führen Sie Rechnungen zusammen und legen Sie fest, wann Ergebnisse bereitstehen.
Erfassen Sie die Angaben, die Ihr Team verwendet
- Rechnungsinformationen erfassen: Halten Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag nach Bedarf Ihres Teams fest.
- Einzelpositionen abbilden: Ergänzen Sie wiederkehrende Felder für Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Positionsbetrag.
- Felder auf Ihre Rechnungen abstimmen: Nutzen Sie den gemeinsam verfügbaren „Invoice“-Typ von Suparse als Ausgangspunkt oder definieren Sie eigene, wiederverwendbare Rechnungsfelder. Mehr erfahren Sie im Rechnungs-OCR-Konverter.
Neue und frühere Rechnungen zusammenführen
- Rechnungen per E-Mail nachverfolgen: Erfassen Sie Lieferantendokumente aus Ihrem Posteingang. Absender und Betreff bleiben für Rückfragen verfügbar. Mehr zum Ablauf erfahren Sie im Rechnungs-E-Mail-Parser.
- Hochgeladene und aus Anwendungen übermittelte PDFs einbeziehen: Verwenden Sie dieselben Rechnungsfelder für alle Quellen, die Ihr Register abdeckt. Mehr dazu unter PDF zu Google Sheets.
- Bereits verarbeitete Rechnungen ergänzen: Fügen Sie geeignete, schon in Suparse verarbeitete Rechnungen hinzu, ohne die Extraktion erneut auszuführen oder zusätzliche Extraktions-Credits zu verbrauchen.
Teilen Sie Ergebnisse, wenn Ihr Team bereit ist
- Nach der Extraktion: Ergänzen Sie neue Ergebnisse direkt nach Abschluss der Verarbeitung, wenn Ihr Team laufend einen aktuellen Überblick über eingehende Rechnungen benötigt.
- Nach der Validierung: Warten Sie, bis die Ergebnisse die für Ihren Rechnungstyp festgelegten Validierungsregeln erfüllen. Die Seite zum automatischen Google-Sheets-Export erläutert Zeitpunkte und Layoutoptionen.
- Nach Abschluss der Prüfung durch ein Teammitglied: Prüfen und korrigieren Sie Rechnungsfelder und Einzelpositionen, bevor Sie die Ergebnisse für die Übertragung abschließen. Mehr zum umfassenderen Erfassungs- und Prüfprozess erfahren Sie bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
Fragen zu Rechnungsdaten in Google Sheets
Kann Suparse Rechnungsdaten in eine Tabelle schreiben, die wir bereits nutzen?
Die automatische Übertragung erstellt eine neue Tabelle in Google Drive des verbundenen Google-Kontos. Vor dem Anlegen Ihres Rechnungsregisters können Sie Spalten und Layout in der Vorschau ansehen. Eine vorhandene Tabelle oder einen Drive-Ordner können Sie bei der Einrichtung nicht auswählen.
Können Rechnungsfelder und Einzelpositionen auf getrennten Tabellenblättern stehen?
Ja. Getrennte Dokument- und Positionsblätter enthalten eine Zeile pro Rechnung neben den detaillierten Einzelpositionen. Alternativ können Sie eine kombinierte Datenansicht wählen, in der Rechnungsfelder neben jeder Position stehen. Dort wiederholen sich Rechnungssummen in allen Positionszeilen. Verwenden Sie für Auswertungen auf Positionsebene daher die Positionsbeträge, statt die wiederholten Rechnungssummen zu addieren.
Kann ich Rechnungen ergänzen, die bereits in Suparse verarbeitet wurden?
Ja. Ergänzen Sie geeignete, gespeicherte Ergebnisse, ohne die Extraktion erneut auszuführen oder zusätzliche Extraktions-Credits zu verbrauchen. Wählen Sie einen Zeitraum nach Eingangsdatum, um frühere Ergebnisse ins Register aufzunehmen. Dabei werden bereits in Suparse verarbeitete Rechnungen verwendet; ein altes E-Mail-Postfach wird nicht importiert. Die Anleitung zur automatischen Google-Sheets-Übertragung erläutert die verfügbaren Optionen.
Können wir Rechnungen vor der Übertragung ins Register prüfen?
Ja. Wählen Sie die Übertragung nach Abschluss der Prüfung. Dann kann ein Teammitglied die extrahierten Felder und Einzelpositionen zuvor prüfen und korrigieren. Alternativ können Sie Ergebnisse übertragen lassen, sobald die konfigurierten Validierungsregeln erfüllt sind, oder direkt nach Abschluss der Extraktion.
Wird dieselbe Rechnung zweimal hinzugefügt?
Suparse überspringt Dokumentdatensätze, die bereits an dasselbe Ziel übermittelt wurden. Wird dieselbe Lieferantenrechnung erneut hochgeladen, kann ein neuer Datensatz entstehen. Prüfen Sie daher erneute Einreichungen, bevor Sie mit dem Register Lieferantensummen berechnen.
Genehmigt Suparse Rechnungen oder löst Zahlungen aus?
Nein. Suparse erfasst Rechnungsdaten, prüft die von Ihrem Team festgelegten Regeln und unterstützt die manuelle Prüfung der Ergebnisse. Geschäftliche Freigaben und Zahlungen bleiben Teil des Finanzprozesses Ihres Unternehmens.
Erstellen Sie ein Rechnungsregister, das sich leicht pflegen lässt
Erstellen Sie Ihr Suparse-Konto, legen Sie die benötigten Rechnungsfelder und Einzelpositionen fest und starten Sie ein Google-Sheets-Register, das mit neu verarbeiteten Rechnungen wächst.
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