Kundenaufträge aus E-Mails in ein Auftragsregister überführen
Übertragen Sie Auftragsreferenzen, Liefertermine und Artikelmengen nicht länger von Hand aus Kunden-E-Mails in eine Tabelle. Suparse erfasst die Angaben aus Nachrichtentexten und angehängten Bestellbelegen. Ihr Vertriebsteam erhält strukturierte Ergebnisse, die es prüfen und durchsuchen kann. Übernehmen Sie geprüfte Ergebnisse in Google Sheets oder übergeben Sie die Daten per individueller Integration an Ihre eigene Anwendung. Fragt ein Kunde nach einer Bestellung, finden Sie den passenden Datensatz, ohne einen langen E-Mail-Verlauf zu durchsuchen.
- Auftragsdaten und Positionen erfassen
- Werte vor der Tabellenübergabe prüfen
- Aufträge anhand ihrer erfassten Referenz finden
Weniger manuelle Dateneingabe. Mehr Klarheit für Ihr Team.
Die Angaben erfassen, die Ihr Team für Aufträge braucht
Führen Sie eingehende Bestellungen in einem Ablauf zusammen, erfassen Sie die gewünschten Felder und prüfen Sie die Ergebnisse vor der Weitergabe.
Auftragseingänge bündeln
- Ihre gewohnten Kontaktwege beibehalten: Leiten Sie Nachrichten aus Ihrem Postfach an eine eigene Suparse-Adresse weiter oder lassen Sie Kunden ihre Bestellungen direkt dorthin senden.
- Eingehende Quellen verarbeiten: Erfassen Sie Daten aus Nachrichtentexten, unterstützten Anhängen oder aus beidem. Mehr zum E-Mail-Parser.
- Den Eingang geordnet halten: Beschränken Sie den Nachrichteneingang auf zugelassene Absender und sammeln Sie neue Ergebnisse in einem gemeinsamen Auftragsordner.
Auftragsfelder und Positionen erfassen
- Den Auftragskontext erfassen: Erfassen Sie Auftragsreferenz, Kunden- oder Kontonummer, Lieferadresse und gewünschten Liefertermin.
- Alle Positionsangaben erfassen: Extrahieren Sie wiederkehrende Zeilen für SKU, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Positionsbetrag.
- Eigene Felder festlegen: Definieren Sie wiederverwendbare Einstellungen für die individuelle Dokumentenverarbeitung oder erfahren Sie mehr über die E-Mail-zu-JSON-Extraktion für strukturierte Auftragsdaten.
Werte vor der Übergabe prüfen
- Das vollständige Ergebnis prüfen: Sehen Sie Auftragsfelder und Positionen durch, korrigieren Sie extrahierte Werte und finalisieren Sie das Ergebnis nach Ihrer Prüfung.
- Klärungsbedarf ausräumen: Geben Sie einem Teammitglied Gelegenheit, eine unklare SKU oder Lieferangabe zu prüfen, bevor das Ergebnis in Ihr gemeinsames Register übernommen wird.
- Erst nach menschlicher Prüfung übergeben: Wenn Ihr Ablauf eine Prüfung voraussetzt, stellen Sie die automatische Google-Sheets-Übergabe so ein, dass nur Ergebnisse übernommen werden, die ein Reviewer finalisiert hat.
Von der Kunden-E-Mail zu Auftragsfeldern und Positionen
Eine Bestellung im E-Mail-Text und ein separater angehängter Bestellbeleg können mit denselben, von Ihrem Team definierten Feldern erfasst werden. Jede Quelle erzeugt ein eigenes Ergebnis, das Sie prüfen und in Ihr Register übernehmen können.
Bestellung im Nachrichtentext
Betreff: Neue Bestellung ORD-1048
Kunde: Example Retail Co. (AC-204)
Lieferadresse: Portland, OR
Gewünschter Liefertermin: 4. November 2026
Bitte liefern Sie 6 Kartons A4-Papier (SKU A4-PAPER, $24.00 je Karton, Positionsbetrag $144.00) und 2 schwarze Tonerkartuschen (SKU TONER-BLK, $68.50 je Stück, Positionsbetrag $137.00).
Bestellung als angehängter Bestellbeleg
Datei:
ORD-1052.pdf
Kunde: Sample Office Supply (AC-318)
Lieferadresse: Austin, TX
Gewünschter Liefertermin: 7. November 2026
Positionen: 12 Briefordner (SKU FOLDER-LTR, $3.40 je Stück, Positionsbetrag $40.80); 4 Etikettenrollen (SKU LABEL-ROLL, $8.25 je Stück, Positionsbetrag $33.00).
Preise und Positionsbeträge sind in USD angegeben.
| Quelle | Auftragsreferenz | Kunden-ID | Lieferadresse / gewünschter Termin | SKU | Menge | Einzelpreis | Positionsbetrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nachrichtentext | ORD-1048 | AC-204 | Portland, OR / 4. Nov. 2026 | A4-PAPER | 6 | $24.00 | $144.00 |
| Nachrichtentext | ORD-1048 | AC-204 | Portland, OR / 4. Nov. 2026 | TONER-BLK | 2 | $68.50 | $137.00 |
| Angehängter Bestellbeleg | ORD-1052 | AC-318 | Austin, TX / 7. Nov. 2026 | FOLDER-LTR | 12 | $3.40 | $40.80 |
| Angehängter Bestellbeleg | ORD-1052 | AC-318 | Austin, TX / 7. Nov. 2026 | LABEL-ROLL | 4 | $8.25 | $33.00 |
Ihr Auftragsregister kann einen Datensatz pro Auftrag mit den zugehörigen Positionen enthalten. Alternativ können die allgemeinen Auftragsdaten in einer gemeinsamen Datentabelle neben jeder Position wiederholt werden.
Erfasste Auftragsdaten in den nächsten Schritt überführen
Führen Sie ein gemeinsames Register, finden Sie frühere Bestellungen oder übergeben Sie Ergebnisse an die Anwendung Ihres Teams.
Ihr Auftragsregister aktuell halten
- Geprüfte Aufträge automatisch übernehmen: Richten Sie mit der automatischen Übergabe an Google Sheets eine Tabelle für Ihre Auftragsdaten ein – mit getrennten Tabellenblättern für Dokumente und Positionen oder einem gemeinsamen Tabellenblatt.
Die Bestellung finden, nach der ein Kunde fragt
- Erfasste Angaben durchsuchen: Suchen Sie nach einer Auftragsreferenz oder einem anderen extrahierten Wert und öffnen Sie das Ergebnis samt Positionen. Mit Dokumentenorganisation und Suche nach extrahierten Daten halten Sie eingehende Aufträge zusammen.
Ihre Geschäftsanwendung anbinden
- Manuelle Übergaben reduzieren: Nutzen Sie Dokumenten-Webhooks mit einer individuellen Integration, um Ergebnisse nach Abschluss der Verarbeitung in Ihre Anwendung zu übertragen. Ihre Integration legt fest, welche Prüfungen und geschäftlichen Schritte danach folgen.
Fragen zur Erfassung von Kundenaufträgen aus E-Mails
Kann Suparse Bestellungen sowohl aus dem E-Mail-Text als auch aus angehängten Bestellbelegen erfassen?
Ja. Sie können Nachrichtentexte, unterstützte Anhänge oder beides verarbeiten. Senden Sie Bestellungen an eine eigene Suparse-Adresse oder leiten Sie Nachrichten aus Ihrem bestehenden Postfach dorthin weiter. Jede verarbeitete Quelle erhält ein eigenes Ergebnis; Angaben aus Nachrichtentext und Anhang werden nicht automatisch zu einem Auftrag zusammengeführt.
Können Sie selbst festlegen, welche Felder und Positionen eines Auftrags erfasst werden?
Ja. Definieren Sie wiederverwendbare Felder für Auftragsreferenzen, Kundendaten, Lieferangaben und alle weiteren Werte, die Ihr Ablauf benötigt. Ergänzen Sie wiederkehrende Tabellenfelder für SKUs, Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Positionsbeträge.
Können nur geprüfte Ergebnisse an Google Sheets gesendet werden?
Ja. Sie können die automatische Übergabe an Google Sheets so einstellen, dass sie erst erfolgt, nachdem eine prüfende Person die extrahierten Werte kontrolliert, korrigiert und finalisiert hat. Wählen Sie getrennte Tabellenblätter für Dokumente und Positionen oder ein gemeinsames Layout für Ihr Register.
Können Sie einen früheren Auftrag anhand seiner Referenz finden?
Ja, wenn die Auftragsreferenz bei der Extraktion erfasst wurde. Suchen Sie nach dieser Referenz oder einem anderen erfassten Wert, um das Dokument mit seinen Positionen zu finden. Durchsuchbar sind die erfassten Felder und Tabellen, nicht jedes Wort in der ursprünglichen Nachricht oder im Anhang.
Kann Suparse eine Bestellung mit Ihrer Preisliste abgleichen oder zur Ausführung freigeben?
Die konfigurierte Validierung kann festgelegte Pflichtangaben oder Summen innerhalb eines Dokuments prüfen. Ein Abgleich mit einer separaten Preisliste oder einem Kundendatensatz sowie die Annahme und Entscheidung über die Ausführung bleiben Teil Ihres Teamprozesses oder Ihrer eigenen Integration.
Können Sie erfasste Auftragsdaten in Ihr eigenes Vertriebssystem übernehmen?
Ja. Dokumenten-Webhooks können Ergebnisse aus einer abgeschlossenen Extraktion an eine individuelle Integration übergeben, die die Daten Ihrem System zuordnet. Der Abschluss der Verarbeitung bedeutet weder, dass eine Validierung bestanden wurde, noch, dass ein Reviewer die Werte freigegeben hat. Ihre Integration muss daher die für Ihren Auftragsablauf erforderlichen Prüfungen durchführen.
Eignet sich Suparse sowohl für Bestellungen per E-Mail als auch für angehängte Bestellbelege?
Ja. Ein angehängter Kundenbestellbeleg kann die Auftragsfelder und Positionen für Ihr Vertriebsregister liefern. Mehr zu diesem Ablauf erfahren Sie bei der Bestell-OCR. Für Ihre eigenen Einkaufs- und Lieferantenprozesse lesen Sie mehr über Beschaffungsautomatisierung.
Den nächsten Kundenauftrag ins Auftragsregister übernehmen
Richten Sie Ihr Suparse-Konto ein und beginnen Sie mit einer Kunden-E-Mail oder einem angehängten Bestellbeleg. Erfassen Sie die Felder, die Ihr Team braucht, prüfen Sie die Ergebnisse und sparen Sie Zeit bei der manuellen Dateneingabe.
Konto erstellen und Auftragsdaten erfassen